Casi todas las explicaciones sobre el sellado de documentos describen la criptografía. Esta describe los cinco minutos, porque la criptografía no es la parte con la que alguien tiene dificultades.
Qué necesita antes de empezar
El archivo. Eso es realmente todo.
No una versión terminada, no una sociedad constituida, no el dictamen de un abogado sobre si la obra es protegible. El derecho de autor ya nació cuando creó la obra. Lo que hace aquí es producir una prueba sobre ella, y una prueba sobre un borrador vale tanto como una sobre el montaje final.
Algo que conviene decidir antes: qué archivo. Un registro prueba la versión exacta que usted sella. Si el trabajo aún se mueve, selle la versión que querrá señalar más adelante, que suele ser la que fue al cliente y no la de la carpeta de trabajo.
Paso 1. Subida
Sube el archivo. A partir de él se calcula un hash criptográfico, un valor de longitud fija derivado de los propios bytes.
Importan dos propiedades. El hash identifica esa versión exacta: cambie un píxel o un carácter y deja de coincidir. Y funciona en una sola dirección: el hash no permite a nadie reconstruir el archivo. Esa segunda propiedad es la razón por la que sellar algo confidencial no equivale a divulgarlo.
Paso 2. Elegir la declaración
Aquí la decisión de etiqueta se convierte en registro. Generado por IA, modificado por IA, asistido por IA o escrito por una persona, elegido con exactitud y no por comodidad.
La declaración se vincula al hash, no se guarda al lado. Esa es la diferencia entre una afirmación sobre un archivo y una afirmación adherida a un archivo. Seis meses después nadie tiene que cuadrar una hoja de cálculo de declaraciones con una carpeta de activos, porque cada declaración ya viaja con aquello que describe.
Paso 3. Sellar
Un prestador cualificado de servicios de confianza emite un sello de tiempo electrónico cualificado sobre el hash y la declaración.
Este es el paso que saca la fecha de su control, y es toda la razón de ser del proceso. Con arreglo a eIDAS, un sello de tiempo electrónico cualificado goza de presunción legal respecto de la fecha y la hora que indica y de la integridad de los datos a los que está vinculado. Una fecha en su propio sistema es una fecha que le pedirán justificar. Esta no.
Paso 4. El certificado
Recibe un certificado que recoge el hash, la declaración y el sello de tiempo, con un enlace a una página de verificación pública.
Guarde el certificado con los archivos del proyecto. Guarde también el archivo original sin cambios, porque el hash prueba que esos bytes concretos existieron y solo puede comprobarse contra ellos.
Paso 5. Otra persona lo verifica
Es el único paso que importa y es el que se salta.
Envíe el enlace de verificación a alguien ajeno a su organización. Esa persona lo abre, coteja el archivo con el registro y ve la declaración y el sello de tiempo. Sin cuenta, sin software, sin contactar con usted.
Ese último punto es el objeto de todo el ejercicio. Cada registro interno que ya tiene falla exactamente en este paso, porque exige que la otra parte confíe en quien hace la afirmación. Hágalo una vez, con un colega en el papel de cliente escéptico, y la diferencia entre una etiqueta y un registro deja de ser abstracta.
Para un fondo entero en lugar de un archivo
Sellar un archivo lleva minutos. Sellar cuatro años de catálogo es otra cuestión, y la respuesta honesta es que probablemente no debería.
Trabaje hacia adelante. Ponga el sellado en el momento de publicar o entregar, para que cueste unos minutos ese día, y vuelva atrás solo por el material con riesgo real: trabajos en disputa, entregables para clientes que probablemente pregunten, todo lo que se licencia o se vende. El resto puede quedarse como está.
El impulso de sellarlo todo suele ser el mismo que acaba sin producir ningún registro, porque convierte un pequeño hábito en un proyecto y el proyecto nunca arranca. Un equipo que desde hoy sella cada entregable de cliente estará dentro de un año en mucha mejor posición que otro que sigue planificando una migración completa.
Si busca el razonamiento tras el paso de la declaración en lugar de la mecánica, nuestra página sobre el artículo 50 explica qué pide la obligación. Para ver lo que ve un destinatario, verifique un documento sellado, o lea cómo funciona el proceso.
