La plupart des explications sur le scellement décrivent la cryptographie. Celle-ci décrit les cinq minutes, car la cryptographie n'est pas la partie qui pose problème à qui que ce soit.
Ce qu'il vous faut avant de commencer
Le fichier. C'est réellement tout.
Pas une version finale, pas une société immatriculée, pas l'avis d'un avocat sur l'éligibilité de l'œuvre à la protection. Le droit d'auteur est né au moment de la création. Ce que vous faites ici, c'est produire une preuve à son sujet, et une preuve portant sur un brouillon vaut autant qu'une preuve portant sur la version finale.
Une chose à trancher d'abord : quel fichier. Un enregistrement prouve la version exacte que vous scellez. Si le travail bouge encore, scellez la version que vous voudrez désigner plus tard, c'est-à-dire en général celle qui est partie chez le client, pas celle du dossier de travail.
Étape 1. Le dépôt
Vous déposez le fichier. Une empreinte cryptographique en est calculée, une valeur de longueur fixe dérivée des octets eux-mêmes.
Deux propriétés comptent. L'empreinte identifie cette version exacte : changez un pixel ou un caractère et elle ne correspond plus. Et elle ne fonctionne que dans un sens : l'empreinte ne permet à personne de reconstituer le fichier. Cette seconde propriété explique pourquoi sceller un document confidentiel n'équivaut pas à le divulguer.
Étape 2. Choisir la déclaration
C'est ici que la décision d'étiquetage devient un enregistrement. Généré par IA, modifié par IA, assisté par IA, ou rédigé par un humain, choisi avec exactitude plutôt que par confort.
La déclaration est liée à l'empreinte, pas stockée à côté. C'est la différence entre une affirmation au sujet d'un fichier et une affirmation attachée à un fichier. Six mois plus tard, personne n'a à rapprocher un tableur de déclarations d'un dossier d'actifs, puisque chaque déclaration voyage déjà avec ce qu'elle décrit.
Étape 3. Sceller
Un prestataire de services de confiance qualifié délivre un horodatage électronique qualifié sur l'empreinte et la déclaration.
C'est l'étape qui place la date hors de votre contrôle, et c'est toute la raison d'être du procédé. En vertu du règlement eIDAS, un horodatage électronique qualifié bénéficie d'une présomption légale quant à la date et à l'heure qu'il indique et à l'intégrité des données auxquelles il est lié. Une date dans votre propre système est une date qu'on vous demandera de justifier. Celle-ci, non.
Étape 4. Le certificat
Vous recevez un certificat consignant l'empreinte, la déclaration et l'horodatage, avec un lien menant à une page de vérification publique.
Conservez le certificat avec les fichiers du projet. Conservez aussi le fichier d'origine, inchangé, car l'empreinte prouve que ces octets précis existaient et ne peut être vérifiée que contre eux.
Étape 5. Quelqu'un d'autre vérifie
C'est la seule étape qui compte, et c'est celle qu'on saute.
Envoyez le lien de vérification à quelqu'un d'extérieur à votre organisation. Cette personne l'ouvre, contrôle le fichier au regard de l'enregistrement, et voit la déclaration et l'horodatage. Sans compte, sans logiciel, sans vous contacter.
Ce dernier point est tout l'objet de l'exercice. Chaque enregistrement interne dont vous disposez déjà échoue précisément à cette étape, parce qu'il exige que l'autre partie fasse confiance à celle qui affirme. Faites-le une fois, avec un collègue dans le rôle du client sceptique, et la différence entre une étiquette et un enregistrement cesse d'être abstraite.
Pour un fonds entier plutôt qu'un fichier
Sceller un fichier prend quelques minutes. Sceller quatre ans de catalogue est une autre question, et la réponse honnête est que vous ne devriez probablement pas.
Travaillez plutôt vers l'avant. Placez le scellement au moment de la publication ou de la livraison, pour qu'il coûte quelques minutes le jour même, et ne revenez en arrière que pour ce qui porte un vrai risque : les travaux en litige, les livrables pour des clients susceptibles de demander, tout ce qui est licencié ou vendu. Le reste peut rester tel quel.
L'envie de tout sceller est en général la même envie qui aboutit à ne produire aucun enregistrement, parce qu'elle transforme une petite habitude en projet et que le projet ne démarre jamais. Une équipe qui scelle chaque livrable client à partir d'aujourd'hui sera dans un an bien mieux placée qu'une équipe qui planifie encore une migration complète.
Si vous cherchez le raisonnement derrière l'étape de déclaration plutôt que la mécanique, notre page sur l'article 50 expose ce que l'obligation demande. Pour voir ce que voit un destinataire, vérifiez un document scellé, ou lisez comment fonctionne le procédé.
