Quasi tutte le spiegazioni sul sigillo dei documenti descrivono la crittografia. Questa descrive i cinque minuti, perché la crittografia non è la parte con cui qualcuno fatica.
Che cosa serve prima di cominciare
Il file. È davvero tutto.
Non una versione finita, non una società costituita, non il parere di un legale sulla proteggibilità dell'opera. Il diritto d'autore è già sorto quando avete creato l'opera. Quello che state facendo qui è produrre una prova su di essa, e una prova su una bozza vale quanto una prova sul montaggio finale.
Una cosa da decidere prima: quale file. Un registro prova la versione esatta che sigillate. Se il lavoro è ancora in movimento, sigillate la versione che vorreste indicare in seguito, che di solito è quella andata al cliente e non quella nella cartella di lavoro.
Passo 1. Caricamento
Caricate il file. Da esso viene calcolato un hash crittografico, un valore di lunghezza fissa derivato dai byte stessi.
Contano due proprietà. L'hash identifica quella versione esatta: cambiate un pixel o un carattere e non corrisponde più. E funziona in una sola direzione: dall'hash nessuno può ricostruire il file. Questa seconda proprietà è il motivo per cui sigillare qualcosa di riservato non equivale a divulgarlo.
Passo 2. Scegliere la dichiarazione
Qui la scelta dell'etichetta diventa un registro. Generato dall'IA, modificato dall'IA, assistito dall'IA o scritto da una persona, scelto con accuratezza anziché per comodità.
La dichiarazione è legata all'hash, non archiviata accanto. È la differenza fra un'affermazione su un file e un'affermazione attaccata a un file. Sei mesi dopo nessuno deve riconciliare un foglio di calcolo di dichiarazioni con una cartella di asset, perché ogni dichiarazione viaggia già con la cosa che descrive.
Passo 3. Sigillare
Un prestatore di servizi fiduciari qualificato emette una marca temporale elettronica qualificata su hash e dichiarazione.
È il passaggio che sposta la data fuori dal vostro controllo, ed è l'intera ragione per cui il processo esiste. Ai sensi di eIDAS, una marca temporale elettronica qualificata gode di una presunzione legale quanto alla data e all'ora che indica e all'integrità dei dati a cui è associata. Una data nel vostro sistema è una data che vi verrà chiesto di giustificare. Questa no.
Passo 4. Il certificato
Ricevete un certificato che riporta hash, dichiarazione e marca temporale, con un collegamento a una pagina di verifica pubblica.
Conservate il certificato con i file di progetto. Conservate anche il file originale, invariato, perché l'hash prova che quei byte precisi esistevano e può essere verificato solo contro di essi.
Passo 5. Qualcun altro lo verifica
È l'unico passaggio che conta ed è quello che si salta.
Mandate il link di verifica a qualcuno fuori dalla vostra organizzazione. Quella persona lo apre, confronta il file con il registro e vede dichiarazione e marca temporale. Nessun account, nessun software, nessun contatto con voi.
Quest'ultimo punto è lo scopo di tutto l'esercizio. Ogni registro interno che già avete fallisce esattamente qui, perché richiede che l'altra parte si fidi di chi fa l'affermazione. Fatelo una volta, con un collega nel ruolo del cliente scettico, e la differenza fra un'etichetta e un registro smette di essere astratta.
Per un archivio intero anziché per un file
Sigillare un file richiede minuti. Sigillare quattro anni di catalogo è un'altra questione, e la risposta onesta è che probabilmente non dovreste.
Lavorate in avanti. Mettete il sigillo nel momento della pubblicazione o della consegna, così costa pochi minuti quel giorno, e tornate indietro solo per il materiale che porta un rischio reale: lavori in contenzioso, consegne per clienti che probabilmente chiederanno, tutto ciò che viene licenziato o venduto. Il resto può restare com'è.
L'istinto di sigillare tutto è di solito lo stesso che finisce per non produrre alcun registro, perché trasforma una piccola abitudine in un progetto e il progetto non parte mai. Un team che da oggi sigilla ogni consegna al cliente, fra un anno sta molto meglio di uno che sta ancora pianificando la migrazione dell'intero catalogo.
Se cercate il ragionamento dietro il passaggio della dichiarazione anziché la meccanica, la nostra pagina sull'articolo 50 spiega che cosa chiede l'obbligo. Per vedere che cosa vede un destinatario, verificate un documento sigillato, o leggete come funziona il flusso.
