Una pequeña agencia selló el contrato de un cliente hace dos años. Ahora el cliente escribe: el trabajo ha terminado, por favor borren mis datos. La agencia quiere hacerlo. También quiere la prueba de que el contrato existió en esa forma.
Ambas cosas son posibles. El sello contiene menos de lo que la mayoría de la gente piensa.
Qué sale de su carpeta cuando sella
Solo se envía una huella de su archivo. El archivo en sí se queda en su carpeta.
Usted sube el archivo a una carpeta en Swiss Trust Layer. El portal calcula entonces una huella criptográfica del mismo. Una huella, o hash, es un código corto único para ese contenido exacto. Solo la huella se envía a Swisscom Trust Services, el prestador cualificado de servicios de confianza. Este firma la huella con una clave que nunca sale de su hardware. La firma lleva un sello de tiempo conforme a RFC 3161. En un PDF, la firma se incrusta en el PDF. El archivo original nunca se altera.
Cada versión de carpeta sellada recibe además un certificado de prueba, que es a su vez un PDF firmado. Lista cada archivo con su nombre, su huella y la hora del sellado en UTC. No contiene el archivo. Una huella no puede convertirse de nuevo en el documento. Cualquier cambio en el archivo da una huella distinta, así que un cambio es detectable. El documento y su prueba son dos objetos separados.
¿Es una huella un dato personal? La prueba, no el veredicto
El RGPD da una prueba para decidir qué cuenta como dato personal. No se pronuncia sobre los hashes.
El artículo 4(1) del RGPD define los datos personales como "toda información sobre una persona física identificada o identificable", directa o indirectamente (texto vuelto a comprobar en EUR-Lex, 15 de octubre de 2026). El artículo 4(5) define la seudonimización. Es el tratamiento de modo que los datos "ya no puedan atribuirse a un interesado sin utilizar información adicional". Esa información adicional debe guardarse por separado.
El considerando 26 dice que, para decidir si una persona es identificable, "deben tenerse en cuenta todos los medios, como la singularización, que razonablemente pueda utilizar el responsable del tratamiento o cualquier otra persona".
Un hash por sí solo no puede convertirse de nuevo en el documento. Si aun así se refiere a una persona se juzga con esa prueba. Un medio es evidente: cualquiera que tenga el archivo original puede calcular su huella y confirmar la coincidencia.
Qué pide el derecho de supresión
Una persona puede pedirle que borre sus datos. El RGPD enumera cuándo se aplica ese derecho y cuándo no.
El artículo 17(1) da a una persona el derecho a que sus datos personales se supriman sin dilación indebida. Debe darse uno de sus motivos. Por ejemplo, que los datos "ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo". O que se retire el consentimiento y no quede otra base legal. O que los datos "hayan sido tratados ilícitamente".
El artículo 17(3) enumera cuándo no se aplica el derecho, cuando el tratamiento es necesario para un fin de la lista. La letra (e) es la que importa para la prueba: "para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones". Si cubre su contrato es una pregunta sobre su situación, no sobre el sello.
El diseño práctico: borrar el documento, conservar la prueba
Borre el documento cuando deba. Conserve el certificado, que no contiene contenido.
Cuando llega un motivo de supresión y no se aplica ninguna excepción, borre el documento. El PDF sellado lleva el contenido, así que también se borra. Conserve el certificado de prueba: nombre del archivo, huella y hora, no el contenido. Alguien puede preguntar más tarde si este contrato existía ese día. Si la otra parte aún tiene su copia, la huella del certificado lo responde.
Según el artículo 41(2) del Reglamento eIDAS, se presume que un sello de tiempo electrónico cualificado es exacto en su fecha y hora. Se presume que los datos vinculados a él no han cambiado. El certificado conserva exactamente eso: la huella y la hora.
En la plataforma, una carpeta puede borrarse. El portal avisa de que esto no puede deshacerse. La eliminación de la cuenta es una solicitud. Tras la aprobación, borra de forma permanente su perfil y cada archivo subido o sellado. También borra el historial de firmas, los certificados emitidos y los registros de facturación. Así que descargue antes sus datos. Las copias que ya descargó siguen siendo válidas por sí solas. El validador público en swisstrustlayer.com/validate lee solo el PDF y nunca guarda el documento. El deber de supresión de cualquier copia que usted tenga sigue siendo suyo.
Los nombres de archivo son públicos para cualquiera con el enlace
La página de verificación no necesita inicio de sesión. Cualquiera con el enlace puede leer sus nombres de archivo.
El código QR del certificado abre una página de verificación en el portal. Cualquiera que tenga el enlace o escanee el código puede abrirla. Ve si las firmas son válidas, quién emitió el certificado de firma, a quién se emitió, la fecha de firma y la caducidad. También puede descargar el PDF del certificado. Ese PDF muestra el nombre del titular de la cuenta, cada nombre de archivo y cada huella.
Un archivo llamado "carta-despido-anna-muster.pdf" queda por tanto en un certificado emitido para esa versión. Los hashes de una versión emitida nunca cambian. Nombre los archivos con una referencia antes de sellarlos: un número de expediente, una fecha, un código de proyecto. No una persona. Guarde la lista que relaciona referencias con personas en su propio sistema, donde puede borrarla.
Una versión puede sellarse tras la verificación de identidad. Entonces el certificado muestra también el apellido, el nombre, la fecha de nacimiento y el país del titular de la cuenta. El número de pasaporte aparece como asteriscos. Un cambio de identidad posterior nunca reescribe un certificado emitido. Sellar en sí no requiere verificación de identidad.
El límite, dicho con claridad
Explicamos la ley y el sello. No decidimos su caso.
No decidimos si una huella concreta es un dato personal en un caso concreto. No decidimos si el artículo 17(3)(e) cubre sus registros. Esas respuestas dependen de quién más tiene el original, para qué sirven los datos y qué reclamaciones están vivas. El sello solo mantiene la prueba pequeña: un nombre, una huella, una hora. Tan pequeña que borrar el documento no borra su prueba de que existió.
Un paso esta semana
Lea sus nombres de archivo como lo haría un desconocido. Cambie el nombre de los que nombren a una persona.
Abra la carpeta que sella con más frecuencia. Si un nombre le dice quién es una persona, cambie el nombre del archivo por una referencia. Hágalo antes de que se selle la próxima versión. Después descargue el certificado de una versión sellada y mire lo que muestra: un nombre, nombres de archivo, huellas, una hora. El mecanismo está en cómo funciona. La visión más amplia está en nuestra guía sobre el RGPD y el sellado de documentos.
Selle su primer documento en Swiss Trust Layer y conserve la prueba sin conservar a la persona.
