Ein Unternehmen wird drei Jahre nach einer Verwaltungsratssitzung verkauft, an die sich niemand mehr genau erinnert. Der Anwalt des Käufers verlangt den Beschluss, mit dem ein Lizenzvertrag genehmigt wurde. Zum Vorschein kommen eine Word-Datei, zuletzt gespeichert von jemandem, der die Firma inzwischen verlassen hat, ein PDF, das zwei Monate nach der Sitzung gedruckt wurde, und eine E-Mail, in der der Vorsitzende um «eine kleine Korrektur» am Wortlaut bat. Niemand kann sagen, welchen Text der Verwaltungsrat genehmigt hat, und an welchem Tag. So sehen die meisten Streitigkeiten über Protokolle aus.
Was das Obligationenrecht vom Protokoll verlangt
Das Schweizer Obligationenrecht (OR) macht hier wenig Worte. Nach Artikel 713 Absatz 2 kann der Verwaltungsrat seine Beschlüsse in einer Sitzung mit Tagungsort, auf elektronischem Weg oder schriftlich auf Papier oder in elektronischer Form fassen, sofern nicht ein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Wird ein Beschluss auf elektronischem Weg gefasst, ist keine Unterschrift erforderlich, es sei denn, der Verwaltungsrat sieht dies schriftlich vor. Absatz 3 hält dann fest, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse ein Protokoll zu führen ist, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer unterzeichnet wird.
Für die Generalversammlung zählt Artikel 702 Absatz 2 auf, was das Protokoll festhalten muss: Datum, Beginn und Ende, Art und Ort der Versammlung, die vertretenen Aktien, die Beschlüsse und Wahlergebnisse, die Begehren um Auskunft und die erteilten Antworten, die zu Protokoll gegebenen Erklärungen sowie erhebliche technische Probleme. Absatz 3 verlangt die Unterschriften des Protokollführers und des Vorsitzenden. Absatz 4 gibt jedem Aktionär das Recht, innert 30 Tagen Einsicht in das Protokoll zu verlangen.
Ein Verwaltungsrat, der per Video tagt, kann ohne Unterschrift beschliessen, das Protokoll wird aber weiterhin von zwei namentlich genannten Personen unterzeichnet. Die Frage Jahre später lautet, ob diese Datei jenes unterzeichnete Protokoll ist, unverändert, und wann sie entstanden ist.
Welche elektronische Signatur zählt
Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts beantwortet den ersten Teil. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit einem qualifizierten Zeitstempel nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) verbunden ist, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, vorbehältlich abweichender gesetzlicher oder vertraglicher Regelung. Ein getippter Name oder eine in ein PDF eingefügte gescannte Unterschrift ist das nicht. Der Vorsitzende und der Protokollführer brauchen je ein qualifiziertes Zertifikat eines anerkannten Anbieters, mit einem an die Signatur gebundenen qualifizierten Zeitstempel.
Was die gesiegelte Datei enthält
Auf Swiss Trust Layer wird das Protokoll in einen Ordner hochgeladen und gesiegelt. Von der Datei wird ein kryptografischer Fingerabdruck berechnet, und dieser Fingerabdruck, nicht das Dokument, geht an Swisscom Trust Services, den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, der ihn mit einem Schlüssel signiert, der seine Hardware nie verlässt. Die Signatur, die bereits einen Zeitstempel nach RFC 3161 enthält, wird in das PDF eingebettet. Die Originaldatei wird nicht verändert.
Dieser Zeitstempel klärt die Frage nach dem «Wann». Nach Artikel 41 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung gilt für einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel die Vermutung, dass das angegebene Datum und die angegebene Uhrzeit richtig sind und die Daten, mit denen Datum und Uhrzeit verbunden sind, unversehrt sind. Auch die Zertifikate und Sperrinformationen, die zur Prüfung der Signatur nötig sind, werden in das PDF eingebettet, sodass ein PDF-Reader die Signatur als LTV-enabled anzeigt.
Zwei Unterzeichnende, eine Datei
Der Ablauf für mehrere Unterzeichnende im Portal ist genau für den Fall Vorsitzender plus Protokollführer gebaut. Der Inhaber des gesiegelten Ordners, in der Regel die Person, die das Protokoll geschrieben hat, fügt die andere Person mit Name, E-Mail und Telefonnummer als Unterzeichnende hinzu. Für jede der beiden wird ein Signaturfeld im PDF platziert. Der Inhaber signiert zuerst; die zweite Person wird dann eingeladen und signiert mit ihrer eigenen qualifizierten Signatur. Das Zertifikat für diese Version steht zur Verfügung, sobald der Inhaber signiert hat, und zeigt den Namen, für den der Ordner gesiegelt wurde, sowie Datum und Uhrzeit der Siegelung in UTC.
Korrekturen werden Versionen, nicht Überschreibungen
Protokolle werden oft als Entwurf verschickt, korrigiert und an der nächsten Sitzung genehmigt. Das Problem entsteht, wenn eine einzige Datei an Ort und Stelle bearbeitet wird. Im Portal hat jeder Ordner eine Versionshistorie, und eine Korrektur oder das genehmigte Protokoll wird als neue Version hinzugefügt, separat gesiegelt und zertifiziert. Jeder Version lässt sich eine Notiz anhängen, sodass «Entwurf nach der Sitzung verschickt» und «an der folgenden Sitzung genehmigt» neben ihrem eigenen Zeitstempel stehen. Der Fingerabdruck einer ausgestellten Version ändert sich nie. Wer die Historie später liest, sieht die Abfolge, nicht eine Erzählung darüber.
Die 30 Tage des Aktionärs, und der Revisor Jahre später
Macht ein Aktionär von seinem Recht nach Artikel 702 Absatz 4 Gebrauch, übergeben Sie ihm das gesiegelte PDF. Er kann es ohne Konto in den öffentlichen Validator unter swisstrustlayer.com/validate laden. Dieser prüft die Signaturkette, die ausstellende Zertifizierungsstelle, den Ablauf des Zertifikats und die Integrität des Zeitstempels und zeigt, wer wann mit welchem Zertifikat signiert hat und ob der Inhalt nach der Signatur verändert wurde. Er erkennt qualifizierte Signaturen sowohl nach eIDAS als auch nach ZertES. Der Validator verarbeitet die Signatur-Metadaten und speichert das Dokument nicht, was zählt, wenn das Protokoll selbst vertraulich ist. Ein Revisor macht Jahre später mit derselben Datei genau dasselbe.
Was das Siegel nicht beweist
Ein Siegel beweist, dass genau dieser Text in jenem Moment existiert hat und sich seither nicht verändert hat. Es beweist nicht, dass die Sitzung gültig einberufen wurde oder dass der Beschluss inhaltlich gültig ist. Diese Fragen beantworten die Einladung und die Präsenzliste, die neben das gesiegelte Protokoll gehören und nicht durch es ersetzt werden. Ein Zeitstempel lässt sich auch nicht rückwirkend setzen. Ein Protokoll, das erst bei Ausbruch des Streits gesiegelt wird, trägt dieses Datum, nicht das der Sitzung.
Ein Schritt für diese Woche
Nehmen Sie das Protokoll Ihrer letzten Verwaltungsratssitzung in der genehmigten Fassung, siegeln Sie es und lassen Sie den Vorsitzenden und den Protokollführer über den Ablauf für mehrere Unterzeichnende signieren. Legen Sie das gesiegelte PDF und sein Zertifikat zu den Geschäftsunterlagen. Ab der nächsten Sitzung tun Sie das am Tag, an dem das Protokoll genehmigt wird. Der vollständige Mechanismus steht unter So funktioniert es.
Siegeln Sie Ihr erstes Dokument auf Swiss Trust Layer und geben Sie der nächsten Person, die fragt «welche Version, und wann», eine Datei, die für sich selbst spricht.
