Une entreprise est vendue trois ans après une séance du conseil d'administration dont personne ne se souvient clairement. L'avocat de l'acheteur demande la décision qui a approuvé un contrat de licence. Ce qui ressort : un fichier Word enregistré pour la dernière fois par une personne qui a quitté l'entreprise depuis, un PDF imprimé deux mois après la séance, et un e-mail dans lequel le président demandait « une petite correction » de la formulation. Personne ne peut dire quel texte le conseil a approuvé, ni quel jour. C'est la forme que prennent la plupart des litiges sur les procès-verbaux.
Ce que le Code des obligations attend du procès-verbal
Le Code des obligations (CO) est bref sur ce point. Selon l'article 713 alinéa 2, le conseil d'administration peut prendre ses décisions lors d'une séance avec lieu de réunion, par voie électronique, ou par écrit sur papier ou sous forme électronique, à moins qu'un membre ne demande une délibération orale. Si une décision est prise par voie électronique, aucune signature n'est requise, sauf si le conseil en décide autrement par écrit. L'alinéa 3 précise ensuite que les délibérations et les décisions du conseil font l'objet d'un procès-verbal, signé par le président et le rédacteur du procès-verbal.
Pour l'assemblée générale, l'article 702 alinéa 2 énumère ce que le procès-verbal doit mentionner : la date, l'heure de début et de fin, la forme et le lieu de l'assemblée, les actions représentées, les décisions et les résultats des élections, les demandes de renseignements et les réponses données, les déclarations faites pour le procès-verbal et les problèmes techniques significatifs. L'alinéa 3 exige les signatures du rédacteur du procès-verbal et du président. L'alinéa 4 donne à tout actionnaire le droit de demander l'accès au procès-verbal dans les 30 jours.
Un conseil qui se réunit en visioconférence peut décider sans signature, mais le procès-verbal reste signé par deux personnes nommées. La question, des années plus tard, est de savoir si ce fichier est bien ce procès-verbal signé, inchangé, et quand il a été créé.
Quelle signature électronique compte
L'article 14 alinéa 2bis du Code des obligations répond à la première partie. Une signature électronique qualifiée associée à un horodatage électronique qualifié au sens de la Loi sur la signature électronique (SCSE) est assimilée à la signature manuscrite, sous réserve d'une disposition légale ou contractuelle contraire. Un nom tapé ou une signature scannée collée dans un PDF n'en est pas une. Le président et le rédacteur du procès-verbal ont chacun besoin d'un certificat qualifié d'un fournisseur reconnu, avec un horodatage qualifié lié à la signature.
Ce que contient le fichier scellé
Sur Swiss Trust Layer, le procès-verbal est téléversé dans un dossier et scellé. Une empreinte cryptographique du fichier est calculée, et c'est cette empreinte, et non le document, qui est envoyée à Swisscom Trust Services, le prestataire de services de confiance qualifié, qui la signe avec une clé qui ne quitte jamais son matériel. La signature, qui contient déjà un horodatage selon RFC 3161, est intégrée au PDF. Le fichier d'origine n'est pas modifié.
C'est cet horodatage qui règle la question du « quand ». Selon l'article 41, paragraphe 2, du règlement eIDAS, un horodatage électronique qualifié bénéficie d'une présomption d'exactitude de la date et de l'heure qu'il indique et d'intégrité des données auxquelles cette date et cette heure sont liées. Les certificats et les informations de révocation nécessaires pour vérifier la signature sont eux aussi intégrés au PDF, de sorte qu'un lecteur PDF affiche la signature comme LTV-enabled.
Deux signataires, un fichier
Le flux multi-signataires du portail est conçu exactement pour le cas président plus rédacteur du procès-verbal. Le propriétaire du dossier scellé, en général la personne qui a rédigé le procès-verbal, ajoute l'autre personne comme signataire avec son nom, son e-mail et son numéro de téléphone. Un champ de signature est placé sur le PDF pour chacun des deux. Le propriétaire signe en premier ; le second signataire est ensuite invité et signe avec sa propre signature qualifiée. Le certificat de preuve de cette version est disponible dès que le propriétaire a signé, et il indique le nom pour lequel le dossier a été scellé ainsi que la date et l'heure du scellement en UTC.
Les corrections deviennent des versions, pas des écrasements
Les procès-verbaux circulent souvent sous forme de projet, sont corrigés, puis approuvés à la séance suivante. Le problème, c'est un fichier unique modifié sur place. Dans le portail, chaque dossier a un historique des versions, et une correction ou le procès-verbal approuvé est ajouté comme nouvelle version, scellée et certifiée séparément. Une note peut être jointe à chaque version, de sorte que « projet diffusé après la séance » et « approuvé à la séance suivante » figurent à côté de leur propre horodatage. L'empreinte d'une version émise ne change jamais. Qui lit l'historique plus tard voit la séquence, pas un récit à son sujet.
Les 30 jours de l'actionnaire, et l'auditeur des années plus tard
Quand un actionnaire exerce son droit selon l'article 702 alinéa 4, remettez-lui le PDF scellé. Il peut le déposer dans le validateur public à l'adresse swisstrustlayer.com/validate sans créer de compte. Celui-ci vérifie la chaîne de signature, l'autorité de certification émettrice, l'expiration du certificat et l'intégrité de l'horodatage, et montre qui a signé, quand, avec quel certificat, et si le contenu a été modifié après la signature. Il reconnaît les signatures qualifiées selon eIDAS comme selon la SCSE. Le validateur traite les métadonnées de signature et ne stocke pas le document, ce qui compte quand le procès-verbal lui-même est confidentiel. Un auditeur, des années plus tard, fait exactement la même chose avec le même fichier.
Ce que le sceau ne prouve pas
Un sceau prouve que ce texte exact existait à ce moment-là et n'a pas changé depuis. Il ne prouve pas que la séance a été valablement convoquée ni que la décision est valable sur le fond. Ces questions trouvent leur réponse dans la convocation et la liste de présence, qui ont leur place à côté du procès-verbal scellé, et ne sont pas remplacées par lui. Un horodatage ne peut pas non plus être ajouté rétroactivement. Un procès-verbal scellé au moment où le litige éclate porte cette date-là, pas celle de la séance.
Une étape pour cette semaine
Prenez le procès-verbal de votre dernière séance du conseil dans sa version approuvée, scellez-le et faites signer le président et le rédacteur du procès-verbal par le flux multi-signataires. Conservez le PDF scellé et son certificat avec les documents de la société. À partir de la prochaine séance, faites-le le jour où le procès-verbal est approuvé. Le mécanisme complet est décrit sur la page comment ça marche.
Scellez votre premier document sur Swiss Trust Layer et donnez à la prochaine personne qui demande « quelle version, et quand » un fichier qui répond de lui-même.
