Un'azienda viene venduta tre anni dopo una riunione del consiglio d'amministrazione che nessuno ricorda con chiarezza. L'avvocato dell'acquirente chiede la delibera che ha approvato un contratto di licenza. Quello che salta fuori è un file Word salvato per l'ultima volta da una persona che nel frattempo se n'è andata, un PDF stampato due mesi dopo la riunione e un'e-mail in cui il presidente chiedeva "una piccola correzione" al testo. Nessuno sa dire quale testo il consiglio abbia approvato, né in quale giorno. Questa è la forma della maggior parte delle controversie sui verbali.
Cosa chiede il Codice delle obbligazioni al verbale
Il Codice delle obbligazioni (CO) su questo punto è breve. Secondo l'articolo 713 capoverso 2, il consiglio d'amministrazione può prendere le sue decisioni in una riunione con un luogo di riunione, per via elettronica, oppure per scritto su carta o in forma elettronica, a meno che un membro non chieda una discussione orale. Se una decisione è presa per via elettronica, non è necessaria alcuna firma, salvo che il consiglio lo preveda per scritto. Il capoverso 3 stabilisce poi che delle discussioni e delle decisioni del consiglio va tenuto un verbale, firmato dal presidente e dall'estensore del verbale.
Per l'assemblea generale, l'articolo 702 capoverso 2 elenca cosa deve riportare il verbale: la data, l'ora di inizio e di fine, la forma e il luogo dell'assemblea, le azioni rappresentate, le decisioni e i risultati delle elezioni, le richieste di ragguagli e le risposte date, le dichiarazioni messe a verbale e i problemi tecnici rilevanti. Il capoverso 3 richiede le firme dell'estensore del verbale e del presidente. Il capoverso 4 dà a ogni azionista il diritto di chiedere l'accesso al verbale entro 30 giorni.
Un consiglio che si riunisce in videoconferenza può deliberare senza firma, ma il verbale resta firmato da due persone indicate per nome. La domanda, anni dopo, è se questo file sia quel verbale firmato, immutato, e quando sia nato.
Quale firma elettronica conta
L'articolo 14 capoverso 2bis del Codice delle obbligazioni risponde alla prima parte. Una firma elettronica qualificata associata a una marca temporale elettronica qualificata ai sensi della Legge sulla firma elettronica (FiEle) è equiparata alla firma autografa, fatte salve disposizioni legali o contrattuali contrarie. Un nome digitato o una firma scansionata incollata in un PDF non lo è. Il presidente e l'estensore del verbale hanno bisogno ciascuno di un certificato qualificato di un fornitore riconosciuto, con una marca temporale qualificata collegata alla firma.
Cosa contiene il file sigillato
Su Swiss Trust Layer il verbale viene caricato in una cartella e sigillato. Viene calcolata un'impronta crittografica del file, e quell'impronta, non il documento, viene inviata a Swisscom Trust Services, il prestatore di servizi fiduciari qualificato, che la firma con una chiave che non lascia mai il suo hardware. La firma, che contiene già una marca temporale secondo RFC 3161, viene incorporata nel PDF. Il file originale non viene modificato.
È quella marca temporale a chiudere la domanda sul "quando". Secondo l'articolo 41, paragrafo 2, del regolamento eIDAS, una marca temporale elettronica qualificata gode della presunzione di accuratezza della data e dell'ora che indica e di integrità dei dati a cui tale data e ora sono associate. Anche i certificati e le informazioni di revoca necessari per verificare la firma vengono incorporati nel PDF, così un lettore PDF mostra la firma come LTV-enabled.
Due firmatari, un file
Il flusso multi-firmatario del portale è costruito proprio per il caso presidente più estensore del verbale. Il proprietario della cartella sigillata, di solito chi ha scritto il verbale, aggiunge l'altra persona come firmatario con nome, e-mail e numero di telefono. Sul PDF viene collocato un campo firma per ciascuno dei due. Il proprietario firma per primo; il secondo firmatario viene poi invitato e firma con la propria firma qualificata. Il certificato di prova di quella versione è disponibile non appena il proprietario ha firmato, e mostra il nome per cui la cartella è stata sigillata e la data e l'ora della sigillatura in UTC.
Le correzioni diventano versioni, non sovrascritture
I verbali spesso circolano come bozza, vengono corretti e approvati alla riunione successiva. Il problema nasce da un unico file modificato sul posto. Nel portale ogni cartella ha una cronologia delle versioni, e una correzione o il verbale approvato viene aggiunto come nuova versione, sigillata e certificata separatamente. A ogni versione si può allegare una nota, così "bozza diffusa dopo la riunione" e "approvato alla riunione successiva" stanno accanto alla propria marca temporale. L'impronta di una versione emessa non cambia mai. Chi legge la cronologia più tardi vede la sequenza, non un racconto su di essa.
I 30 giorni dell'azionista, e il revisore anni dopo
Quando un azionista esercita il diritto previsto dall'articolo 702 capoverso 4, consegnategli il PDF sigillato. Può caricarlo nel validatore pubblico su swisstrustlayer.com/validate senza creare un account. Il validatore controlla la catena di firma, l'autorità di certificazione emittente, la scadenza del certificato e l'integrità della marca temporale, e mostra chi ha firmato, quando, con quale certificato e se il contenuto è stato modificato dopo la firma. Riconosce le firme qualificate sia secondo eIDAS sia secondo la FiEle. Il validatore elabora i metadati della firma e non conserva il documento, cosa che conta quando il verbale stesso è riservato. Un revisore, anni dopo, fa la stessa cosa con lo stesso file.
Cosa il sigillo non prova
Un sigillo prova che questo testo esatto esisteva in quel momento e da allora non è cambiato. Non prova che la riunione sia stata convocata validamente né che la delibera sia valida nel merito. A queste domande rispondono la convocazione e l'elenco dei presenti, che stanno accanto al verbale sigillato, non al suo posto. Una marca temporale, inoltre, non si può aggiungere all'indietro. Un verbale sigillato quando scoppia la controversia porta quella data, non quella della riunione.
Un passo per questa settimana
Prendete il verbale della vostra ultima riunione del consiglio nella versione approvata, sigillatelo e fate firmare il presidente e l'estensore del verbale attraverso il flusso multi-firmatario. Conservate il PDF sigillato e il suo certificato con i documenti societari. Dalla prossima riunione in poi, fatelo il giorno in cui il verbale viene approvato. Il meccanismo completo è descritto in come funziona.
Sigillate il vostro primo documento su Swiss Trust Layer e date alla prossima persona che chiede "quale versione, e quando" un file che risponde da sé.
