Uma empresa é vendida três anos depois de uma reunião do conselho de administração de que ninguém se lembra com clareza. O advogado do comprador pede a deliberação que aprovou um contrato de licença. O que aparece é um ficheiro Word guardado pela última vez por alguém que entretanto saiu, um PDF impresso dois meses depois da reunião e um e-mail em que o presidente pedia "uma pequena correção" na redação. Ninguém sabe dizer que texto o conselho aprovou, nem em que dia. É esta a forma da maioria dos litígios sobre atas.
O que o Código das Obrigações pede à ata
O Código das Obrigações suíço (CO) é breve neste ponto. Segundo o artigo 713 número 2, o conselho de administração pode tomar deliberações numa reunião com local físico, por meios eletrónicos ou por escrito em papel ou em formato eletrónico, salvo se um membro pedir debate oral. Se uma deliberação for tomada por meios eletrónicos, não é exigida assinatura, a menos que o conselho o determine por escrito. O número 3 diz depois que das discussões e deliberações do conselho é lavrada ata, assinada pelo presidente e pelo redator da ata.
Para a assembleia geral, o artigo 702 número 2 enumera o que a ata deve registar: a data, a hora de início e de fim, a forma e o local da assembleia, as ações representadas, as deliberações e os resultados das eleições, os pedidos de informação e as respostas dadas, as declarações feitas para constar em ata e os problemas técnicos significativos. O número 3 exige as assinaturas do redator da ata e do presidente. O número 4 dá a qualquer acionista o direito de pedir acesso à ata no prazo de 30 dias.
Um conselho que se reúne por vídeo pode deliberar sem assinatura, mas a ata continua a ser assinada por duas pessoas identificadas pelo nome. A pergunta, anos depois, é se este ficheiro é essa ata assinada, inalterada, e quando passou a existir.
Que assinatura eletrónica conta
O artigo 14 número 2bis do Código das Obrigações responde à primeira parte. Uma assinatura eletrónica qualificada combinada com um selo temporal qualificado nos termos da Lei federal sobre a assinatura eletrónica (ZertES) é equiparada à assinatura manuscrita, salvo disposição legal ou contratual em contrário. Um nome dactilografado ou uma assinatura digitalizada colada num PDF não o é. O presidente e o redator da ata precisam cada um de um certificado qualificado de um prestador reconhecido, com um selo temporal qualificado ligado à assinatura.
O que o ficheiro selado transporta
No Swiss Trust Layer a ata é carregada para uma pasta e selada. É calculada uma impressão digital criptográfica do ficheiro, e é essa impressão, não o documento, que é enviada à Swisscom Trust Services, o prestador qualificado de serviços de confiança, que a assina com uma chave que nunca sai do seu hardware. A assinatura, que já contém um selo temporal segundo a RFC 3161, é incorporada no PDF. O ficheiro original não é alterado.
É esse selo temporal que resolve a pergunta do "quando". Segundo o artigo 41, número 2, do Regulamento eIDAS, um selo temporal qualificado beneficia da presunção de exatidão da data e hora que indica e de integridade dos dados a que essa data e hora estão ligadas. Os certificados e a informação de revogação necessários para verificar a assinatura são também incorporados no PDF, pelo que um leitor de PDF mostra a assinatura como LTV-enabled.
Dois signatários, um ficheiro
O fluxo multi-signatário do portal foi feito exatamente para o caso presidente mais redator da ata. O proprietário da pasta selada, normalmente quem escreveu a ata, adiciona a outra pessoa como signatário com o nome, o e-mail e o número de telefone. É colocado um campo de assinatura no PDF para cada um. O proprietário assina primeiro; o segundo signatário é depois convidado e assina com a sua própria assinatura qualificada. O certificado de prova dessa versão fica disponível assim que o proprietário assinou, e mostra o nome para o qual a pasta foi selada e a data e hora da selagem em UTC.
As correções tornam-se versões, não substituições
As atas circulam muitas vezes como rascunho, são corrigidas e aprovadas na reunião seguinte. O problema é um único ficheiro editado no mesmo sítio. No portal cada pasta tem um histórico de versões, e uma correção ou a ata aprovada é adicionada como nova versão, selada e certificada separadamente. A cada versão pode juntar-se uma nota, de modo que "rascunho distribuído após a reunião" e "aprovada na reunião seguinte" ficam ao lado do seu próprio selo temporal. A impressão digital de uma versão emitida nunca muda. Quem ler o histórico mais tarde vê a sequência, não uma história sobre ela.
Os 30 dias do acionista, e o auditor anos depois
Quando um acionista usa o direito do artigo 702 número 4, entregue-lhe o PDF selado. Pode carregá-lo no validador público em swisstrustlayer.com/validate sem criar conta. Este verifica a cadeia de assinatura, a autoridade de certificação emissora, a validade do certificado e a integridade do selo temporal, e mostra quem assinou, quando, com que certificado e se o conteúdo foi alterado depois da assinatura. Reconhece assinaturas qualificadas tanto ao abrigo do eIDAS como da ZertES. O validador processa os metadados da assinatura e não guarda o documento, o que importa quando a própria ata é confidencial. Um auditor, anos depois, faz o mesmo com o mesmo ficheiro.
O que o selo não prova
Um selo prova que este texto exato existia naquele momento e não mudou desde então. Não prova que a reunião foi validamente convocada nem que a deliberação é válida quanto ao fundo. A essas perguntas respondem a convocatória e a lista de presenças, que pertencem ao lado da ata selada, não substituídas por ela. Um selo temporal também não pode ser acrescentado para trás. Uma ata selada quando o litígio começa leva essa data, não a da reunião.
Um passo para esta semana
Pegue na ata da sua última reunião do conselho na versão aprovada, sele-a e faça o presidente e o redator da ata assinarem através do fluxo multi-signatário. Guarde o PDF selado e o seu certificado com os registos da sociedade. A partir da próxima reunião, faça-o no dia em que a ata for aprovada. O mecanismo completo está em como funciona.
Sele o seu primeiro documento no Swiss Trust Layer e dê à próxima pessoa que perguntar "que versão, e quando" um ficheiro que responde por si.
