ایک کمپنی بورڈ کی اس میٹنگ کے تین سال بعد فروخت ہوتی ہے جو کسی کو صاف یاد نہیں۔ خریدار کا وکیل وہ قرارداد مانگتا ہے جس سے ایک لائسنس معاہدہ منظور ہوا تھا۔ جو کچھ ملتا ہے وہ ہے ایک Word فائل جسے آخری بار ایسے شخص نے محفوظ کیا جو اب کمپنی چھوڑ چکا ہے، ایک PDF جو میٹنگ کے دو ماہ بعد پرنٹ ہوئی، اور ایک ای میل جس میں چیئر نے الفاظ میں "ایک چھوٹی سی درستی" مانگی تھی۔ کوئی نہیں بتا سکتا کہ بورڈ نے کون سا متن منظور کیا، اور کس دن۔ منٹس پر زیادہ تر تنازعات کی یہی شکل ہوتی ہے۔
کوڈ آف اوبلیگیشنز منٹس سے کیا مانگتا ہے
سوئس کوڈ آف اوبلیگیشنز (OR) اس معاملے میں مختصر ہے۔ آرٹیکل 713 پیراگراف 2 کے تحت بورڈ آف ڈائریکٹرز کسی طبعی مقام والی میٹنگ میں، الیکٹرانک ذرائع سے، یا کاغذ پر یا الیکٹرانک شکل میں تحریری طور پر قراردادیں منظور کر سکتا ہے، جب تک کوئی رکن زبانی بحث کا مطالبہ نہ کرے۔ اگر قرارداد الیکٹرانک طور پر منظور ہو تو دستخط کی ضرورت نہیں، جب تک بورڈ تحریری طور پر ایسا طے نہ کرے۔ پھر پیراگراف 3 کہتا ہے کہ بورڈ کی بحث اور قراردادوں کے منٹس رکھے جائیں گے، جن پر چیئر اور منٹس لکھنے والے کے دستخط ہوں گے۔
جنرل میٹنگ کے لیے آرٹیکل 702 پیراگراف 2 بتاتا ہے کہ منٹس میں کیا درج ہونا چاہیے: تاریخ، شروع اور ختم ہونے کا وقت، میٹنگ کی شکل اور مقام، نمائندگی والے حصص، قراردادیں اور انتخابات کے نتائج، معلومات کی درخواستیں اور دیے گئے جواب، ریکارڈ کے لیے دیے گئے بیانات، اور اہم تکنیکی مسائل۔ پیراگراف 3 منٹس لکھنے والے اور چیئر کے دستخط مانگتا ہے۔ پیراگراف 4 ہر شیئر ہولڈر کو 30 دن کے اندر منٹس تک رسائی مانگنے کا حق دیتا ہے۔
ویڈیو پر ملنے والا بورڈ بغیر دستخط کے قرارداد منظور کر سکتا ہے، لیکن منٹس پر پھر بھی دو نامزد افراد کے دستخط ہوتے ہیں۔ برسوں بعد سوال یہ ہوتا ہے کہ کیا یہ فائل وہی دستخط شدہ ریکارڈ ہے، بغیر تبدیلی کے، اور یہ کب وجود میں آئی۔
کون سا الیکٹرانک دستخط معتبر ہے
کوڈ آف اوبلیگیشنز کا آرٹیکل 14 پیراگراف 2bis پہلے حصے کا جواب دیتا ہے۔ الیکٹرانک دستخط سے متعلق وفاقی قانون (ZertES) کے تحت کوالیفائیڈ ٹائم اسٹیمپ کے ساتھ جڑا کوالیفائیڈ الیکٹرانک دستخط ہاتھ سے کیے گئے دستخط کے برابر سمجھا جاتا ہے، بشرطیکہ قانون یا معاہدے میں اس کے برعکس کوئی شق نہ ہو۔ ٹائپ کیا ہوا نام یا PDF میں چسپاں کیا گیا اسکین شدہ دستخط یہ نہیں ہے۔ چیئر اور منٹس لکھنے والے، دونوں کو کسی تسلیم شدہ فراہم کنندہ سے کوالیفائیڈ سرٹیفکیٹ چاہیے، جس کے دستخط کے ساتھ کوالیفائیڈ ٹائم اسٹیمپ جڑا ہو۔
مہر بند فائل میں کیا ہوتا ہے
Swiss Trust Layer پر منٹس ایک فولڈر میں اپ لوڈ کر کے مہر بند کیے جاتے ہیں۔ فائل کا ایک کرپٹوگرافک فنگر پرنٹ نکالا جاتا ہے، اور وہ فنگر پرنٹ، دستاویز نہیں، Swisscom Trust Services کو بھیجا جاتا ہے، جو کوالیفائیڈ ٹرسٹ سروس فراہم کنندہ ہے اور اسے ایسی key سے دستخط کرتا ہے جو اس کے ہارڈویئر سے کبھی باہر نہیں جاتی۔ دستخط، جس میں پہلے سے RFC 3161 کے تحت ٹائم اسٹیمپ موجود ہوتا ہے، واپس PDF میں شامل کر دیا جاتا ہے۔ اصل فائل میں کوئی تبدیلی نہیں ہوتی۔
یہی ٹائم اسٹیمپ "کب" کے سوال کا فیصلہ کرتا ہے۔ eIDAS ریگولیشن کے آرٹیکل 41(2) کے تحت کوالیفائیڈ الیکٹرانک ٹائم اسٹیمپ کو یہ مفروضہ حاصل ہے کہ اس میں درج تاریخ اور وقت درست ہیں اور جس ڈیٹا سے وہ تاریخ اور وقت جڑے ہیں وہ سالم ہے۔ دستخط جانچنے کے لیے درکار سرٹیفکیٹ اور منسوخی کی معلومات بھی PDF میں شامل کی جاتی ہیں، تاکہ PDF ریڈر دستخط کو LTV-enabled دکھائے۔
دو دستخط کنندہ، ایک فائل
پورٹل کا ملٹی سائنر فلو بالکل چیئر اور منٹس لکھنے والے کے معاملے کے لیے بنا ہے۔ مہر بند فولڈر کا مالک، عموماً جس نے منٹس لکھے، دوسرے شخص کو اس کے نام، ای میل اور فون نمبر کے ساتھ دستخط کنندہ کے طور پر شامل کرتا ہے۔ PDF پر دونوں کے لیے ایک ایک دستخط کا خانہ رکھا جاتا ہے۔ مالک پہلے دستخط کرتا ہے؛ پھر دوسرے دستخط کنندہ کو دعوت دی جاتی ہے اور وہ اپنے کوالیفائیڈ دستخط سے دستخط کرتا ہے۔ اس ورژن کا ثبوت کا سرٹیفکیٹ مالک کے دستخط کرتے ہی دستیاب ہو جاتا ہے، اور اس میں وہ نام دکھتا ہے جس کے لیے فولڈر مہر بند ہوا اور UTC میں مہر بند ہونے کی تاریخ اور وقت۔
درستیاں ورژن بنتی ہیں، اوور رائٹ نہیں
منٹس اکثر مسودے کے طور پر بھیجے جاتے ہیں، درست کیے جاتے ہیں اور اگلی میٹنگ میں منظور ہوتے ہیں۔ خرابی تب ہوتی ہے جب ایک ہی فائل کو اسی جگہ بدلا جائے۔ پورٹل میں ہر فولڈر کی ایک ورژن ہسٹری ہوتی ہے، اور درستی یا منظور شدہ منٹس کو نئے ورژن کے طور پر شامل کیا جاتا ہے، جو الگ سے مہر بند اور سرٹیفائی ہوتا ہے۔ ہر ورژن کے ساتھ ایک نوٹ لگایا جا سکتا ہے، تاکہ "میٹنگ کے بعد بھیجا گیا مسودہ" اور "اگلی میٹنگ میں منظور" اپنے اپنے ٹائم اسٹیمپ کے ساتھ رہیں۔ جاری شدہ ورژن کا فنگر پرنٹ کبھی نہیں بدلتا۔ بعد میں ہسٹری پڑھنے والا ترتیب دیکھتا ہے، اس کے بارے میں کوئی کہانی نہیں۔
شیئر ہولڈر کے 30 دن، اور برسوں بعد آڈیٹر
جب کوئی شیئر ہولڈر آرٹیکل 702 پیراگراف 4 کے تحت اپنا حق استعمال کرے تو اسے مہر بند PDF دے دیں۔ وہ اسے بغیر اکاؤنٹ بنائے swisstrustlayer.com/validate پر عوامی ویلیڈیٹر میں ڈال سکتا ہے۔ یہ دستخط کی چین، جاری کرنے والی سرٹیفکیٹ اتھارٹی، سرٹیفکیٹ کی میعاد اور ٹائم اسٹیمپ کی سالمیت جانچتا ہے، اور دکھاتا ہے کہ کس نے، کب، کس سرٹیفکیٹ سے دستخط کیے اور کیا دستخط کے بعد مواد بدلا گیا۔ یہ eIDAS اور ZertES دونوں کے تحت کوالیفائیڈ دستخط پہچانتا ہے۔ ویلیڈیٹر دستخط کا میٹا ڈیٹا پروسیس کرتا ہے اور دستاویز محفوظ نہیں کرتا، جو تب اہم ہے جب منٹس خود خفیہ ہوں۔ برسوں بعد آڈیٹر اسی فائل کے ساتھ یہی کرتا ہے۔
مہر کیا ثابت نہیں کرتی
مہر یہ ثابت کرتی ہے کہ بالکل یہی متن اس لمحے موجود تھا اور تب سے بدلا نہیں۔ یہ ثابت نہیں کرتی کہ میٹنگ درست طریقے سے بلائی گئی تھی یا قرارداد اپنے مضمون میں درست ہے۔ ان سوالوں کا جواب نوٹس اور حاضری کی فہرست دیتے ہیں، جو مہر بند منٹس کے ساتھ رکھے جاتے ہیں، ان کی جگہ نہیں لیتے۔ ٹائم اسٹیمپ پچھلی تاریخ میں بھی نہیں لگایا جا سکتا۔ تنازع شروع ہونے پر مہر بند کیے گئے منٹس پر وہی تاریخ ہوتی ہے، میٹنگ کی نہیں۔
اس ہفتے کا ایک قدم
اپنی پچھلی بورڈ میٹنگ کے منظور شدہ منٹس لیں، انہیں مہر بند کریں، اور چیئر اور منٹس لکھنے والے سے ملٹی سائنر فلو کے ذریعے دستخط کروائیں۔ مہر بند PDF اور اس کا سرٹیفکیٹ کمپنی کے ریکارڈ کے ساتھ رکھیں۔ اگلی میٹنگ سے یہ اسی دن کریں جس دن منٹس منظور ہوں۔ پورا طریقہ کار یہ کیسے کام کرتا ہے پر موجود ہے۔
Swiss Trust Layer پر اپنی پہلی دستاویز مہر بند کریں اور اگلی بار جو پوچھے "کون سا ورژن، اور کب"، اسے ایسی فائل دیں جو خود جواب دے۔
