في فبراير، يطلب مدقق حسابات شركة تجارة صغيرة في زيورخ شيئا واحدا: فاتورة المورّد التي تقف خلف قيد كبير في ديسمبر، كما كانت في اليوم الذي سُجّل فيه القيد. يجد المحاسب ملف PDF، ويُفتح دون مشكلة. لكن السؤال التالي للمدقق هو الذي يحتاج وقتا أطول للإجابة. كيف نعرف أن هذا هو الملف الذي كان في النظام في ديسمبر، وليس نسخة جرى ترتيبها في يناير؟
هذا السؤال هو موضوع مسار التدقيق في نهاية السنة. وقبل إقفال الدفاتر، من المفيد أن تعرف السجلات التي ستُطلب منك، وما الذي يستطيع كل نوع من الأدلة إثباته فعلا.
ما الذي تطلبه القواعد السويسرية من سجلاتك
يبدأ قانون الالتزامات من المستند المؤيِّد للقيد. بحسب المادة 957a من قانون الالتزامات، تُمسك الدفاتر وفق مبادئ المحاسبة السليمة، ومنها وجود مستند يؤيد كل قيد وإمكانية التحقق منه لاحقا. ويجوز أن يكون المستند ورقيا أو إلكترونيا. وللتقرير السنوي جدول زمني خاص به: تمنح المادة 958 مهلة ستة أشهر بعد نهاية السنة المالية لإعداده وعرضه على الجهة التي تقرّه، ويجب أن يكون موقّعا.
ثم تأتي مدة الحفظ. تحدد المادة 958f عشر سنوات، تُحسب من نهاية السنة المالية، للدفاتر والمستندات المؤيِّدة والتقرير السنوي وتقرير المدقق. ويُحفظ التقرير السنوي وتقرير المدقق كتابةً وبتوقيع. أما الدفاتر والمستندات فيجوز حفظها إلكترونيا ما دامت مطابقة للعمليات التي تقوم عليها ويمكن جعلها مقروءة في أي وقت.
وتفصّل لائحة مجلس الاتحاد بشأن مسك السجلات المحاسبية وحفظها (GeBüV) الجوانب الخاصة بالسجلات الإلكترونية. تنص المادة 3 على أن تُحفظ السجلات بحيث لا يمكن تغييرها دون أن يظهر ذلك. وتذهب المادة 9 أبعد من ذلك في وسائط التخزين القابلة للتعديل: يجب تأمين سلامة ما هو مخزَّن بوسيلة تقنية، وأن يكون وقت التخزين قابلا للإثبات بطريقة لا يمكن تزويرها. وتذكر اللائحة التوقيع الرقمي مثالا على الأولى، والختم الزمني مثالا على الثانية. كما تطلب توثيق الإجراءات والاحتفاظ بالسجلات التشغيلية المرتبطة بها.
أربعة أمور قد يطلب المدقق إثباتها
من المفيد الفصل بينها، لأن دليلا واحدا نادرا ما يغطي الأمور الأربعة معا.
أن الملف كان موجودا في وقت معيّن
تاريخ التعديل الظاهر على الملف يحدده من يحتفظ به، ويمكن لأي شخص تغييره. أما الختم الزمني المؤهل فهو مختلف. بموجب المادة 41 من لائحة eIDAS، يحمل الختم قرينة بأن التاريخ والوقت المعروضين صحيحان. ومن ينازع في ذلك عليه أن يقدم الدليل.
أنه لم يتغير منذ ذلك الحين
القرينة نفسها في المادة 41 تشمل سلامة البيانات المرتبطة بالختم الزمني. عمليا، تُربط قيمة التجزئة (hash) للملف بالوقت، فإذا تغيّر الملف لم تعد القيمة مطابقة. وهذه هي الخاصية التي تصفها المادة 3 من GeBüV بعبارات عامة.
من وقّع
يبيّن التوقيع على المستند من وافق عليه. والتقرير السنوي هو المثال الواضح، إذ تشترط المادة 958 أن يكون موقّعا. وما إذا كان التوقيع الممسوح ضوئيا كافيا، أو التوقيع المتقدم، أو المؤهل، فهذا يتوقف على الشكل الذي تطلبه القاعدة، وهو سؤال لمحاسبك وليس للختم الزمني.
من هو الشخص
هذه هي الفجوة التي ينساها الناس. الختم الزمني لا يقول شيئا عمّن وضع الملف. فإذا سألت جهة مقابلة أو سلطة عمّن أنشأ السجل أو وافق عليه، احتجت إلى تحقق من الهوية خلف الاسم. يربط التحقق من الهوية في Swiss Trust Layer السجل المختوم بشخص جرى التحقق منه بجواز سفر، فيكون للاسم الظاهر على السجل سند يقف وراءه.
ما يفعله الختم وما لا يفعله
عند ختم ملف على Swiss Trust Layer تُسجَّل قيمة التجزئة للملف بعينه مع ختم زمني مؤهل. وبعد ذلك يستطيع أي شخص مقارنة الملف بالختم، والنتيجة إما أن تتطابق أو لا تتطابق. وهذا يجيب عن السؤالين الأولين أعلاه.
لكنه لا يجيب عمّا إذا كانت الفاتورة صحيحة، أو القيد سليما، أو حساباتك مكتملة. فهو ليس برنامج محاسبة، ولا يجعل دفاترك مستوفية للشروط. كما تطلب GeBüV إجراءات موثقة وسجلات تشغيلية محفوظة، والختم لا يكتبها عنك. أما هل يستوفي نظامك كله اللائحة، فهذا يقرره محاسبك أو مدققك.
ترتيب عملي لآخر أسابيع السنة
ابدأ بالسجلات الأصعب إعادة بنائها لاحقا: كشوف الحسابات المصرفية، والفواتير التي تقف خلف أكبر القيود، وقوائم جرد المخزون، والعقود الموقّعة، وموافقات مجلس الإدارة أو الملاك. اختمها عندما تصبح المجموعة نهائية، واحتفظ بشهادات الختم بجانب الملفات. وإذا نقلت السجلات إلى نظام جديد، فسجّل عملية النقل كما تطلب المادة 10 من اللائحة، وتحقق بعدها من أن الملفات ما زالت تطابق أختامها.
ثم دوّن لكل سجل أيّ الأسئلة الأربعة يستطيع أن يجيب عنها. وتظهر الفجوات بسرعة. فقد يكون لعقد المورّد ختم زمني دون هوية خلفه. وقد يحمل التقرير السنوي الموقّع توقيعا دون إثبات لوقت وجود نسخته النهائية.
قبل أن يسأل المدقق
المدقق في مثالنا الافتتاحي لا يحتاج إلى قصة عن ديسمبر. إنه يحتاج إلى ملف وفحص يتفق معه. وإن أردت ذلك لمجموعة سجلاتك في نهاية السنة، ابدأ بختم سجلاتك، أو اقرأ أولا كيف تعمل العملية.
