Im Februar verlangt der Revisor eines kleinen Zürcher Handelsunternehmens genau ein Dokument: die Lieferantenrechnung hinter einer grossen Dezemberbuchung, so wie sie am Tag der Buchung aussah. Die Buchhalterin findet ein PDF. Es lässt sich problemlos öffnen. Doch die nächste Frage des Revisors dauert länger. Woher weiss man, dass dies die Datei ist, die im Dezember im System lag, und nicht eine Kopie, die im Januar noch bereinigt wurde?
Diese Frage ist der Kern jedes Prüfpfads für Dokumente zum Jahresende. Bevor die Bücher geschlossen werden, lohnt es sich zu wissen, welche Unterlagen Sie vorlegen müssen und was jede Art von Nachweis tatsächlich belegen kann.
Was das Schweizer Recht von Ihren Unterlagen verlangt
Das Obligationenrecht beginnt beim Beleg. Nach Art. 957a OR richtet sich die Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Rechnungslegung. Dazu gehören der Nachweis des Belegs für jede Buchung und die Möglichkeit, ihn nachträglich zu prüfen. Ein Beleg kann auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen. Für den Geschäftsbericht gilt eine eigene Frist: Art. 958 OR räumt sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres ein, um ihn zu erstellen und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorzulegen. Er muss unterzeichnet werden.
Dann folgt die Aufbewahrung. Art. 958f OR legt zehn Jahre fest, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, für die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht. Geschäftsbericht und Revisionsbericht werden schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt. Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, sofern sie mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können.
Die Verordnung des Bundesrates über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) regelt die Einzelheiten für elektronische Unterlagen. Art. 3 verlangt, dass Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass dies feststellbar ist. Art. 9 geht bei veränderbaren Datenträgern weiter: Die Integrität der gespeicherten Informationen muss mit einem technischen Verfahren sichergestellt werden, und der Zeitpunkt der Speicherung muss nachweisbar sein, und zwar so, dass er sich nicht fälschen lässt. Die Verordnung nennt als Beispiel für das Erste eine digitale Signatur und für das Zweite einen Zeitstempel. Ausserdem sollen die Verfahren dokumentiert und die zugehörigen Protokolle aufbewahrt werden.
Vier Dinge, die ein Revisor sehen möchte
Es hilft, sie auseinanderzuhalten, denn ein einzelner Nachweis deckt selten alle vier ab.
Dass die Datei zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte
Das Änderungsdatum einer Datei setzt, wer die Datei in den Händen hält, und jeder kann es ändern. Ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel ist etwas anderes. Nach eIDAS Art. 41 gilt die Vermutung, dass Datum und Uhrzeit, die er ausweist, zutreffen. Wer das bestreitet, muss die Beweise liefern.
Dass sie sich seither nicht verändert hat
Dieselbe Vermutung aus Art. 41 erstreckt sich auf die Unversehrtheit der Daten, an die der Zeitstempel gebunden ist. In der Praxis wird ein Hash der exakten Datei an die Zeit gebunden, sodass eine veränderte Datei nicht mehr passt. Genau diese Eigenschaft beschreibt Art. 3 GeBüV in allgemeiner Form.
Wer unterzeichnet hat
Eine Unterschrift auf dem Dokument zeigt, wer es genehmigt hat. Der Geschäftsbericht ist der naheliegende Fall, da Art. 958 OR seine Unterzeichnung verlangt. Ob eine eingescannte, eine fortgeschrittene oder eine qualifizierte Signatur genügt, hängt von der Form ab, die die jeweilige Vorschrift fordert. Das ist eine Frage für Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder und nicht für einen Zeitstempel.
Wer die Person war
Das ist die Lücke, die man gern vergisst. Ein Zeitstempel sagt nichts darüber, wer die Datei abgelegt hat. Fragt eine Gegenpartei oder eine Behörde, wer eine Unterlage erstellt oder genehmigt hat, braucht die Antwort eine Identitätsprüfung hinter dem Namen. Die Identitätsprüfung von Swiss Trust Layer verknüpft eine versiegelte Unterlage mit einer Person, die anhand eines Passes verifiziert wurde. So steht hinter dem Namen auf der Unterlage etwas Belastbares.
Was das Versiegeln leistet und was nicht
Beim Versiegeln einer Datei auf Swiss Trust Layer werden ein Hash der exakten Datei und ein qualifizierter Zeitstempel festgehalten. Später kann jeder die Datei gegen das Siegel prüfen, und die Prüfung stimmt entweder oder sie stimmt nicht. Damit sind die ersten beiden Fragen von oben beantwortet.
Nicht beantwortet wird, ob die Rechnung korrekt war, ob die Buchung richtig erfolgte oder ob Ihre Buchhaltung vollständig ist. Es ist keine Buchhaltungssoftware, und es macht Ihre Bücher nicht regelkonform. Die GeBüV verlangt auch dokumentierte Verfahren und aufbewahrte Protokolle, und die schreibt ein Siegel nicht für Sie. Ob Ihre gesamte Organisation der Verordnung genügt, beurteilen Ihre Treuhänderin oder Ihr Revisor.
Eine praktische Reihenfolge für die letzten Wochen des Jahres
Beginnen Sie mit den Unterlagen, die sich später am schwersten rekonstruieren lassen: Kontoauszüge, die Rechnungen hinter den grössten Buchungen, Inventarlisten, unterzeichnete Verträge, Beschlüsse des Verwaltungsrats oder der Eigentümer. Versiegeln Sie sie, sobald der Bestand final ist, und legen Sie die Siegelzertifikate neben die Dateien. Wenn Sie Unterlagen in ein neues System migrieren, protokollieren Sie den Umzug, wie es Art. 10 der Verordnung verlangt, und prüfen Sie danach, ob die Dateien noch zu ihren Siegeln passen.
Halten Sie dann für jede Unterlage fest, welche der vier Fragen sie beantworten kann. Lücken zeigen sich rasch. Ein Lieferantenvertrag hat vielleicht einen Zeitstempel, aber keine Identität dahinter. Ein unterzeichneter Geschäftsbericht hat vielleicht eine Unterschrift, aber keinen Nachweis, wann die Endfassung vorlag.
Bevor der Revisor fragt
Der Revisor in unserem Eingangsbeispiel braucht keine Geschichte über den Dezember. Er braucht eine Datei und eine Prüfung, die dazu passt. Wenn Sie das für Ihren eigenen Jahresabschluss möchten, beginnen Sie, Ihre Unterlagen zu versiegeln, oder lesen Sie zuerst, wie der Ablauf funktioniert.
