En febrero, el auditor de una pequeña empresa comercial de Zúrich pide una sola cosa: la factura del proveedor que respalda un asiento importante de diciembre, tal como estaba el día en que se contabilizó. El contable encuentra un PDF. Se abre sin problemas. Pero la siguiente pregunta del auditor es la que cuesta más responder. ¿Cómo se sabe que este es el archivo que estaba en el sistema en diciembre y no una copia retocada en enero?
Esa pregunta es el tema entero de una pista de auditoría documental al cierre del ejercicio. Antes de cerrar las cuentas, conviene saber qué registros le pedirán y qué puede demostrar realmente cada tipo de prueba.
Lo que las normas suizas exigen a sus registros
El Código de Obligaciones suizo parte del justificante. Según el artículo 957a del Código de Obligaciones suizo, la contabilidad se lleva conforme a los principios de una contabilidad ordenada, y entre ellos figuran la prueba documental de cada asiento y la posibilidad de comprobarlo después. Un justificante puede estar en papel o en formato electrónico. El informe anual tiene su propio plazo: el artículo 958 concede seis meses tras el cierre del ejercicio para elaborarlo y presentarlo al órgano que lo aprueba, y debe ir firmado.
Después viene la conservación. El artículo 958f fija diez años, contados desde el final del ejercicio, para los libros, los justificantes, el informe anual y el informe de auditoría. El informe anual y el informe de auditoría se conservan por escrito y firmados. Los libros y los justificantes pueden guardarse en formato electrónico, siempre que sigan coincidiendo con las operaciones subyacentes y puedan hacerse legibles en cualquier momento.
La Ordenanza suiza sobre la llevanza y conservación de los libros de contabilidad (GeBüV), dictada por el Consejo Federal, detalla las exigencias para los registros electrónicos. El artículo 3 dispone que los registros deben conservarse de modo que no puedan modificarse sin que se note. El artículo 9 va más allá para los soportes que admiten cambios: la integridad de lo almacenado debe asegurarse con un método técnico, y el momento del almacenamiento debe poder probarse de forma que no se pueda falsificar. La ordenanza cita la firma digital como ejemplo de lo primero y el sello de tiempo como ejemplo de lo segundo. También pide que los procedimientos estén documentados y que se conserven los registros de actividad correspondientes.
Cuatro cosas que un auditor puede pedirle que demuestre
Conviene separarlas, porque una sola prueba rara vez cubre las cuatro.
Que el archivo existía en un momento determinado
La fecha de "modificación" de un archivo la fija quien lo tiene, y cualquiera puede cambiarla. Un sello de tiempo electrónico cualificado es otra cosa. Conforme al artículo 41 del eIDAS, lleva aparejada la presunción de que la fecha y la hora que indica son exactas. Quien la discuta debe aportar las pruebas.
Que no ha cambiado desde entonces
La misma presunción del artículo 41 alcanza a la integridad de los datos a los que se vincula el sello de tiempo. En la práctica, el hash del archivo exacto queda ligado a la hora, de modo que un archivo modificado deja de coincidir. Es la propiedad que el artículo 3 de la GeBüV describe en términos generales.
Quién firmó
La firma en un documento muestra quién lo aprobó. El informe anual es el caso más claro, ya que el artículo 958 exige que vaya firmado. Si basta una firma escaneada, una avanzada o una cualificada depende de la forma que exija la norma aplicable, y eso es una cuestión para su asesor contable, no para un sello de tiempo.
Quién era la persona
Aquí está el hueco que suele olvidarse. Un sello de tiempo no dice nada sobre quién colocó el archivo. Si una contraparte o una autoridad pregunta quién elaboró o aprobó un registro, la respuesta necesita una verificación de identidad detrás del nombre. La verificación de identidad de Swiss Trust Layer vincula un registro sellado con una persona comprobada mediante su pasaporte, de modo que el nombre que figura en el registro tenga algo que lo respalde.
Qué hace el sellado y qué no hace
Sellar un archivo en Swiss Trust Layer registra el hash del archivo exacto junto con un sello de tiempo cualificado. Después, cualquiera puede comparar el archivo con el sello, y la comprobación coincide o no coincide. Con eso se responde a las dos primeras preguntas.
No responde si la factura era correcta, si el asiento estaba bien hecho o si sus cuentas están completas. No es un programa de contabilidad y no hace que sus libros cumplan la normativa. La GeBüV también pide procedimientos documentados y registros de actividad conservados, y un sello no los redacta por usted. Si el conjunto de su sistema cumple la ordenanza es algo que debe valorar su asesor contable o su auditor.
Un orden práctico para las últimas semanas del año
Empiece por los registros más difíciles de reconstruir más adelante: extractos bancarios, facturas de los asientos mayores, hojas de recuento de existencias, contratos firmados, aprobaciones del consejo o de los propietarios. Séllelos cuando el conjunto sea definitivo y guarde los certificados de sellado junto a los archivos. Si migra registros a un sistema nuevo, deje constancia de la transferencia como pide el artículo 10 de la ordenanza y compruebe después que los archivos siguen coincidiendo con sus sellos.
Luego anote, registro por registro, cuál de las cuatro preguntas puede responder. Las lagunas aparecen enseguida. Un contrato con un proveedor puede tener sello de tiempo y ninguna identidad detrás. Un informe anual firmado puede tener firma y ninguna prueba de cuándo existía la versión final.
Antes de que el auditor pregunte
El auditor de nuestro ejemplo inicial no necesita una historia sobre diciembre. Necesita un archivo y una comprobación que coincida con él. Si quiere lograrlo para su propio conjunto de cierre, empiece a sellar sus registros o lea antes cómo funciona el proceso.
