Assinatura qualificada para fiduciários,
concebida para o modo de trabalho das firmas Treuhand
Uma firma Treuhand assina e submete todos os dias documentos juridicamente vinculativos: contratos, declarações fiscais, atos de constituição, atas do conselho e demonstrações financeiras. O Swiss Trust Layer aplica a cada um uma assinatura eletrónica qualificada e uma marca temporal qualificada, de modo que o documento tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita na Suíça e em toda a UE.
Uma assinatura eletrónica qualificada (AEQ) tem o efeito jurídico de uma assinatura manuscrita ao abrigo do Código das Obrigações suíço art. 14 e do eIDAS art. 25 . Uma assinatura eletrónica básica não tem.
Documento selado e verificado
selo eletrónico qualificado
Valor jurídico: o mesmo que uma assinatura manuscrita ao abrigo do direito suíço e da UE.
O que uma firma Treuhand realmente assina
Um fiduciário movimenta um elevado volume de documentos que exigem uma assinatura juridicamente válida e um registo datado de integridade. Grande parte desse trabalho ainda depende de assinaturas em tinta enviadas de um lado para o outro pelo correio, ou de uma ferramenta de assinatura eletrónica básica que nunca foi construída para documentos que o direito trata como formais.
Numa semana normal, isso significa:
- Acordos de mandato com clientes e contratos comerciais
- Atos de constituição, estatutos e submissões junto das autoridades
- Atas do conselho, deliberações por circulação e documentos dos acionistas
- Contas anuais, submissões fiscais e mapas de suporte
- Documentação de salários, RH e conformidade que deve ser conservada
Cada um deles acarreta uma consequência jurídica se a assinatura não se sustentar. É por isso que o método de assinatura importa tanto quanto o próprio documento.
Quanto lhe custa uma assinatura não qualificada
O teste jurídico
Na Suíça e na UE, muitos documentos só são juridicamente equivalentes a uma assinatura manuscrita quando são assinados com uma assinatura eletrónica qualificada. Uma assinatura eletrónica básica ou avançada não ultrapassa esse limiar. Para um fiduciário, usar uma num documento que exige mais é um risco assumido em nome do cliente.
Código das Obrigações suíço art. 14 n.º 2bis (SR 220) · eIDAS art. 25 (Regulamento UE 910/2014)
Quando o método de assinatura fica aquém, o custo recai em três lugares:
- Um documento assinado com uma ferramenta não qualificada pode ser contestado ou considerado não vinculativo, o que coloca a firma e o seu cliente numa posição fraca em qualquer litígio.
- Sem uma marca temporal qualificada, provar que um documento existia numa determinada data e não foi alterado depois recai sobre registos de servidor, metadados e testemunhos, o que é lento e incerto.
- A assinatura em papel perde tempo faturável. Cada documento enviado pelo correio é um atraso que um selo eletrónico qualificado elimina.
Uma marca temporal qualificada ao abrigo do eIDAS art. 41 goza de uma presunção legal do momento e da integridade dos dados. Essa presunção transfere o ónus da prova para quem contesta o documento.
Assinatura eletrónica básica vs um selo qualificado
A diferença não é a conveniência. É se o documento se sustenta quando alguém tem um motivo para o questionar.
| O que importa para um fiduciário | Assinatura eletrónica básica | Selo qualificado Swiss Trust Layer |
|---|---|---|
| Equivalência jurídica a uma assinatura manuscrita | Não, para os documentos que a exigem | Sim, por lei |
| Admissibilidade em tribunal | Contestada, ónus da prova sobre si | Presunção legal de validade |
| Marca temporal com presunção legal | Não incluída | Marca temporal qualificada, eIDAS art. 41 |
| Trilha de auditoria à prova de adulteração | Varia consoante a ferramenta | Cadeia de assinaturas PAdES/CMS mais LTV |
| Prestador de confiança acreditado por detrás de cada selo | Normalmente nenhum | Swisscom Trust Services (QTSP) |
| Válido na Suíça e na UE | Depende da ferramenta | Um selo, ambas as jurisdições |
Um selo, duas jurisdições
Como a Swisscom Trust Services detém a acreditação de prestador de serviços de confiança qualificado tanto ao abrigo do ZertES como do eIDAS, um selo emitido através do Swiss Trust Layer é válido na Suíça ao abrigo do ZertES SR 943.03 e em toda a UE ao abrigo do eIDAS ao mesmo tempo. Consulte o centro de conformidade.
Como o Swiss Trust Layer se integra no seu fluxo de trabalho
O Swiss Trust Layer não opera a sua própria infraestrutura de chaves criptográficas. Cada selo é sustentado pela Swisscom Trust Services, um prestador de serviços de confiança qualificado acreditado na Suíça.
Carregue o documento
Qualquer tipo de ficheiro: PDF, imagem, contrato, folha de cálculo ou arquivo. O ficheiro original permanece sob o seu controlo durante todo o processo.
A Swisscom Trust Services assina-o
Uma assinatura eletrónica qualificada e uma marca temporal qualificada são aplicadas através da infraestrutura de serviços de confiança acreditada da Swisscom.
Recebe um e-Seal admissível em tribunal
O documento selado contém a assinatura qualificada, a marca temporal e os dados de validação de longo prazo, verificáveis por qualquer leitor de PDF ou perito judicial.
A assinatura utiliza os formatos PAdES e CMS, normas internacionais definidas pela ETSI e reconhecidas em todas as jurisdições. Trata-se de prova criptográfica, não de uma imagem de assinatura, pelo que um perito judicial ou qualquer leitor de PDF a pode verificar de forma independente, agora e no futuro.
Fontes primárias: Código das Obrigações suíço (SR 220) · ZertES SR 943.03 (fedlex.admin.ch) · Regulamento eIDAS 910/2014
Onde a selagem qualificada compensa na sua prática
O mesmo selo qualificado cobre os documentos que um fiduciário mais manuseia, da primeira carta de mandato à submissão final.
Contratos e acordos de mandato
As cartas de mandato do cliente, os acordos de mandato e os contratos comerciais assinados com uma assinatura qualificada são vinculativos no dia em que são assinados, com uma cadeia de versões à prova de adulteração.
Constituição de sociedades e submissões
Os atos de constituição, os estatutos e as submissões junto das autoridades contêm uma marca temporal qualificada que prova o momento exato em que cada versão existiu, útil quando um registo ou uma autoridade questiona as datas.
Atas e deliberações do conselho
As atas e as deliberações por circulação seladas com uma assinatura qualificada são auditáveis e datadas, pelo que não há uma discussão posterior sobre qual versão o conselho aprovou de facto.
Demonstrações financeiras e documentos fiscais
As contas anuais, as submissões fiscais e os mapas de suporte obtêm uma marca temporal qualificada, dando ao seu cliente um registo defensável do que foi submetido e quando.
Aprovação limpa do cliente
Envie um documento para o seu cliente aprovar e receba prova datada e qualificada da sua aprovação, em vez de um encadeamento de e-mails difícil de sustentar num litígio.
Reconhecimento transfronteiriço
Como a Swisscom Trust Services é acreditada tanto ao abrigo do direito suíço como do da UE, um único selo é válido na Suíça e em todos os 27 Estados-Membros da UE, sem necessidade de assinar um documento duas vezes.
Sustentado pela Swisscom Trust Services
Prestador de serviços de confiança qualificado acreditado
ZertES e eIDAS
Válido na Suíça e em todos os 27 Estados da UE
Convenção de Berna
Reconhecido em 181 países membros
Assinatura fiduciária, perguntas frequentes
O que é um fiduciário ou uma firma Treuhand?
Uma firma Treuhand, o termo alemão e suíço para um fiduciário, trata da administração financeira e documental dos seus clientes: contabilidade, submissões fiscais, constituição de sociedades, contratos e atas do conselho. Como estas firmas assinam e submetem todos os dias documentos juridicamente vinculativos, a assinatura qualificada é central no seu trabalho.
Porque é que uma firma Treuhand precisa de assinatura qualificada em vez de uma assinatura eletrónica básica?
Ao abrigo do Código das Obrigações suíço e do artigo 25 do eIDAS, muitos documentos só são juridicamente equivalentes a uma assinatura em tinta quando são assinados com uma assinatura eletrónica qualificada. Uma assinatura eletrónica básica ou avançada não cumpre esse limiar, pelo que um fiduciário que use uma para esses documentos assume um risco jurídico para a firma e para o cliente.
Uma assinatura qualificada do Swiss Trust Layer funciona fora da Suíça?
Sim. O Swiss Trust Layer utiliza a Swisscom Trust Services, que detém a acreditação de prestador de serviços de confiança qualificado tanto ao abrigo do ZertES na Suíça como do eIDAS na UE. Um único selo é válido na Suíça e em todos os 27 Estados-Membros da UE ao mesmo tempo.
O que acontece a um documento que assinei se o certificado de assinatura expirar mais tarde?
O Swiss Trust Layer incorpora dados de validação de longo prazo no momento da assinatura. Isto arquiva o estado do certificado dentro do documento selado, pelo que um selo emitido hoje permanece demonstrável e auditável muito depois de o certificado subjacente ter chegado ao fim do seu ciclo.
Em que difere uma marca temporal qualificada de um registo em blockchain?
Um hash de blockchain mostra que um ficheiro existia, mas é autodeclarado e não é algo que um tribunal ou um regulador reconheça por lei. Uma marca temporal qualificada ao abrigo do artigo 41 do eIDAS goza de uma presunção legal do momento e da integridade dos dados, o que transfere o ónus da prova para a outra parte. É essa a diferença entre um artefacto técnico e prova admissível.
Traga a assinatura qualificada para a sua prática
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Respostas rápidas
Um fiduciário pode assinar eletronicamente os documentos dos clientes na Suíça?
Sim. Uma assinatura eletrónica qualificada (AEQ) emitida por um prestador de serviços de confiança suíço acreditado tem o mesmo efeito jurídico que uma assinatura manuscrita ao abrigo do artigo 14 n.º 2bis do Código das Obrigações suíço. O Swiss Trust Layer aplica uma AEQ através da Swisscom Trust Services, pelo que uma firma Treuhand pode assinar contratos, submissões e atas do conselho com pleno valor jurídico.
Uma assinatura eletrónica básica é suficiente para uma firma Treuhand?
Não para os documentos que exigem legalmente uma assinatura manuscrita. Uma assinatura eletrónica básica ou avançada não porta a equivalência jurídica de uma assinatura manuscrita. Só uma assinatura eletrónica qualificada o faz, ao abrigo do artigo 25 do eIDAS na UE e do Código das Obrigações suíço na Suíça. Um fiduciário que se apoia numa ferramenta básica arrisca ver esses documentos contestados.
Que prova o Swiss Trust Layer adiciona a um documento assinado?
Cada documento selado recebe uma assinatura eletrónica qualificada mais uma marca temporal qualificada. Ao abrigo do artigo 41 do eIDAS, uma marca temporal qualificada goza de uma presunção legal da data e da integridade dos dados, o que transfere o ónus da prova para quem a conteste. O documento ganha também um registo à prova de adulteração, reconhecido para o direito de autor nos 181 países membros da Convenção de Berna.