Ci viene chiesto piuttosto spesso se sigillare un file online equivalga sostanzialmente a un'autenticazione notarile. Non è così, e la differenza conta abbastanza da lasciarvi esposti proprio nella situazione che volevate evitare, se le due cose vengono confuse. Un notaio e un sigillo elettronico qualificato svizzero sono costruiti per provare cose diverse, a pubblici diversi, secondo regole giuridiche diverse. Sapere dove ciascuno si applica davvero evita di scegliere lo strumento sbagliato, o peggio, di credersi tutelati quando non lo si è.
Che cosa verifica davvero un notaio
La funzione centrale di un notaio, nella maggior parte degli ordinamenti che conoscono questo ruolo, è confermare l'identità e testimoniare un atto. Vi presentate di persona, o in alcuni ordinamenti tramite videochiamata supervisionata, mostrate un documento di identità, e il notaio conferma che chi firma è davvero chi dichiara di essere. Per certe categorie di atti giuridici, come testamenti, procure o trasferimenti di beni immobili, il notaio può anche annotare che il firmatario sembrava comprendere il documento e che la firma è avvenuta in sua presenza.
Questa autorità deriva da un ordinamento specifico ed è, nella maggior parte dei casi, territoriale. Un'autenticazione notarile compiuta in un paese non ha automaticamente lo stesso peso in un altro; il riconoscimento transfrontaliero richiede in genere un passaggio ulteriore, come un'apostille o una legalizzazione consolare, a seconda dei paesi coinvolti. Nulla di tutto questo rende la notarizzazione uno strumento più debole. Ne fa un tipo di prova diverso: una prova su una persona e un atto, ancorata a un luogo e a un appuntamento.
Che cosa verifica davvero un sigillo qualificato svizzero
Un sigillo elettronico qualificato svizzero non verifica chi siete in termini di identità giuridica, e non testimonia un'intenzione come fa un notaio. Ciò che prova è più circoscritto, e per un tipo specifico di controversia, più utile: che un determinato file, byte per byte, esisteva in un momento preciso.
Il processo passa attraverso un prestatore di servizi fiduciari qualificato, Swisscom Trust Services nel nostro caso, accreditato ai sensi della legge svizzera sui servizi di certificazione nel campo della firma elettronica (ZertES). Dal file stesso viene generato un hash crittografico, e il prestatore qualificato emette una marca temporale elettronica qualificata su quell'hash. Ai sensi dell'articolo 41 di eIDAS, una marca temporale elettronica qualificata gode di una presunzione legale quanto all'esattezza della data e dell'ora indicate e all'integrità dei dati a cui è associata. Questa presunzione sposta l'onere della prova. Invece di dover dimostrare voi che una data è corretta, è chi la contesta a dover dimostrare che è sbagliata.
Quando si applica una firma elettronica qualificata anziché una semplice marca temporale, la sua equivalenza alla firma autografa nel diritto svizzero deriva dall'articolo 14 capoverso 2bis del Codice delle obbligazioni svizzero, non dalla ZertES in quanto tale. La ZertES fissa il regime di accreditamento dei prestatori che emettono la firma; è il Codice delle obbligazioni a conferire alla firma ottenuta lo stesso valore giuridico di una firma autografa, per i tipi di contratto in cui questa distinzione conta.
Dove un notaio fa ancora qualcosa che un sigillo non può fare
Vale la pena essere onesti su questo punto, perché esagerarlo non serve a nessuno. In molti ordinamenti esistono atti giuridici che richiedono per legge un'autenticazione di persona o tramite video supervisionato, indipendentemente dalla prova crittografica che li circonda: certi trasferimenti immobiliari, testamenti, contratti matrimoniali e i documenti costitutivi di alcuni tipi di società. Un sigillo qualificato non sostituisce questi requisiti, e qualunque fornitore lasci intendere il contrario non va creduto su questo punto.
Un notaio fa anche qualcosa che un sigillo non può fare per sua natura: confermare, al momento della firma, che una persona specifica, con identità verificata, era presente e sembrava comprendere l'atto in corso. Un sigillo prova il contenuto di un file e un momento preciso. Da solo, non prova chi ha cliccato il pulsante, e non valuta capacità o consenso. Se una controversia dipende dal fatto che sia stata davvero quella persona a firmare, e se avesse capito a cosa stava acconsentendo, la testimonianza diretta di un notaio fa qualcosa che una marca temporale non può replicare.
Dove un sigillo qualificato fa qualcosa che la notarizzazione non può fare
Capovolgete lo scenario e il quadro cambia. La maggior parte delle controversie su lavori creativi e commerciali non riguarda se una persona specifica abbia firmato un contratto specifico. Riguarda quale versione di un documento, un design, uno script o un dataset esistesse per prima, e se sia stata modificata da allora. Un notaio non è affatto costruito per rispondere a questa domanda. Autenticare una stampa conferma solo che quella stampa esisteva il giorno in cui l'avete presentata. Non conferma che il file digitale sottostante corrisponda, e non esclude che una bozza precedente si trovi altrove.
Un sigillo qualificato risponde esattamente a questa domanda, e lo fa senza i vincoli che comporta la notarizzazione. Non c'è un ordinamento locale in cui recarsi. Non c'è un appuntamento da prenotare. Il sigillo viene emesso in pochi minuti, e il certificato prodotto può essere controllato da chiunque, ovunque, su una pagina di verifica pubblica, senza account e senza contattarvi. Una controparte in un altro paese può verificare il record da sola, nel tempo che serve ad aprire un link. È un tipo di prova genuinamente diverso da un foglio timbrato e firmato riposto in un archivio in una sola città.
La Convenzione di Berna alla base stabilisce già che la protezione del diritto d'autore è automatica alla creazione e non richiede alcuna registrazione. Ciò che un sigillo qualificato aggiunge non è il diritto in sé, ma una prova che potete produrre su richiesta, di quando esisteva una determinata versione di un'opera, una prova che un notaio radicato in un solo ordinamento non è mai stato costruito per fornire oltre i confini.
Un equivoco comune: anche la notarizzazione a distanza non è la stessa cosa
Alcuni servizi notarili operano ormai tramite video, permettendo a un notaio autorizzato di testimoniare una firma a distanza invece che in un ufficio fisico. È uno sviluppo reale e utile, e rimuove il problema dello spostamento per la fase notarile specificamente. Ma resta notarizzazione: una persona autorizzata conferma un'identità e testimonia un atto, secondo le regole di quell'ordinamento su chi può autenticare e cosa conta come testimonianza valida. Risponde più in fretta alla domanda su identità e testimonianza. Non risponde all'altra domanda, quella a cui risponde un sigillo qualificato, cioè che cosa conteneva un file e quando, verificabile indipendentemente dalla testimonianza di una singola persona.
I due strumenti non competono per lo stesso compito
Il modo onesto di pensarci non è quale sia migliore, ma quale domanda viene posta. Se la domanda riguarda l'identità giuridica e un consenso testimoniato per un atto che un ordinamento richiede sia notarizzato, usate un notaio. Non esiste un sostituto digitale per quel requisito, e sostenere il contrario crea un rischio giuridico reale. Se la domanda è dimostrare che un file specifico esisteva, inalterato, in un momento preciso, cosicché una controversia sorta mesi o anni dopo possa risolversi senza affidarsi alla memoria o alla buona fede di nessuno, un sigillo elettronico qualificato lo fa più in fretta, con meno complicazioni, e con una verifica che funziona oltre i confini come una notarizzazione limitata a un solo ordinamento non può fare.
Molti flussi di lavoro reali usano entrambi, in momenti diversi. Un documento costitutivo di società può richiedere un notaio perché la legge di quell'ordinamento lo impone. I file di design, i contratti e le bozze che hanno portato fin li possono essere sigillati lungo il percorso, cosicché se mai sorgesse una controversia su chi ha creato cosa e quando, esista un record verificabile invece di una serie di cartelle datate su un laptop. Un freelance che invia una prima bozza a un cliente, un'agenzia che archivia un deliverable alla consegna, un fondatore che documenta quando esisteva una determinata versione di un pitch deck o di una specifica di prodotto: nessuna di queste situazioni richiede un appuntamento notarile, e tutte beneficiano di un record con marca temporale che una controparte può controllare senza chiedere il permesso a nessuno.
Dove verificare voi stessi la base giuridica
Preferiamo che leggiate le fonti primarie piuttosto che prendere per buono il nostro riassunto. L'accreditamento di Swisscom Trust Services si fonda sulla ZertES. La presunzione legata a una marca temporale qualificata è fissata all'articolo 41 di eIDAS. L'equivalenza di una firma elettronica qualificata con la firma autografa nel diritto contrattuale svizzero deriva dall'articolo 14 capoverso 2bis del Codice delle obbligazioni. Se volete il quadro completo di come il diritto svizzero tratta ogni livello di firma elettronica, qualificata, avanzata e semplice, la nostra pagina ZertES lo copre nel dettaglio. Per vedere come appare un record completo dall'esterno, potete anche verificare un documento sigillato direttamente.
