Il est 11 h 58 et l'appel d'offres se clôt à midi. Dans une petite société de services informatiques, une responsable des offres regarde la barre de téléversement du portail avancer lentement vers la fin pour une réponse volumineuse. Elle se termine à 12 h 01. L'e-mail de confirmation du portail porte l'heure de 12 h 03. Elle ouvre une barre de recherche et tape "preuve de dépôt appel d'offres horodatage", car elle imagine déjà la question de l'acheteur : quand exactement ce fichier a-t-il été déposé, et était-il définitif ?
La réponse courte
Un horodatage de confiance sur votre fichier d'offre définitif peut prouver que ce fichier exact existait, inchangé, à un moment précis. Il ne peut pas prouver que le portail l'a reçu, et il ne décide pas si l'acheteur l'accepte. La réception est déterminée par les règles propres à l'appel d'offres, et cela signifie généralement l'horloge du portail. Utilisez l'horodatage comme preuve complémentaire à côté de l'accusé de réception du portail, jamais à sa place.
Deux horloges, dont une seule décide
Chaque appel d'offres a une horloge officielle, généralement celle du portail de dépôt ou du système du pouvoir adjudicateur. Vos documents d'appel d'offres indiquent laquelle fait foi, et ce qu'il advient d'une réponse qui arrive une minute trop tard. Lisez cette clause avant la semaine de l'échéance, pas pendant, et posez la question par écrit au pouvoir adjudicateur si elle n'est pas claire. Rien de ce que vous détenez de votre côté ne prime sur elle.
La seconde horloge est la vôtre : le moment à partir duquel vous pouvez démontrer que le fichier définitif était complet. Cette horloge compte lorsque quelque chose se passe mal entre-temps, comme un téléversement lent, une erreur du portail, une version contestée ou une affirmation selon laquelle vous auriez modifié le document après l'échéance.
Ce qu'un horodatage sur votre fichier montre
Un horodatage selon la norme RFC 3161 est un service, exploité par une autorité d'horodatage, qui permet d'établir la preuve qu'une donnée existait avant un moment donné. Seule une empreinte de votre fichier, un hachage, est transmise à l'autorité. Ce hachage est lié à une date et à une heure et signé par ce tiers, de sorte que l'heure ne repose pas sur l'horloge de votre propre ordinateur.
Dans l'UE, l'article 41, paragraphe 2, du règlement eIDAS prévoit qu'un horodatage électronique qualifié bénéficie de la présomption d'exactitude de la date et de l'heure qu'il indique et d'intégrité des données auxquelles elles sont liées. Cette phrase couvre la date, l'heure et les données. Elle ne mentionne ni la réception, ni la remise, ni l'acceptation.
Sur Swiss Trust Layer, la page comment ça marche décrit les mêmes ingrédients dans un document scellé : un hachage cryptographique du fichier, un horodatage RFC 3161 et une chaîne de certificats remontant à Swisscom Trust Services. Le fichier original n'est jamais modifié, et c'est le hachage qui est transmis pour le scellement. Chacun peut ouvrir le lien de vérification public sans compte, et le validateur contrôle l'intégrité de la signature, du certificat et de l'horodatage d'un PDF signé téléversé.
Ce qu'il ne montre pas
Il ne montre pas que le portail a reçu votre fichier. Il ne montre pas que vous étiez dans le délai selon la mesure de l'acheteur. Il ne montre pas que l'offre est conforme, ni qui l'a rédigée. Si vous modifiez un seul octet après le scellement, le hachage ne correspond plus : la version scellée et la version téléversée doivent donc être le même fichier.
Il ne dit rien non plus des minutes qui précèdent l'horodatage. L'horodatage fixe le fichier à partir du moment où il a été produit ; il ne dit rien de l'aspect du fichier auparavant.
Une routine pour la dernière heure
Considérez le scellement comme une étape entre "définitif" et "téléversement".
- Verrouillez le dossier. Exportez le PDF ou le ZIP définitif et cessez toute modification.
- Scellez ce fichier exact et conservez la copie scellée et son lien de vérification.
- Téléversez le même fichier, pas un fichier réexporté.
- Conservez l'accusé de réception du portail, une capture d'écran de la page de confirmation et l'e-mail de confirmation avec ses en-têtes.
- Notez l'heure du portail et votre heure locale, avec l'écart entre les deux.
Si un litige s'ouvre, vous détenez deux enregistrements indépendants : l'accusé de réception du portail pour le moment où le fichier est arrivé, et un horodatage tiers pour ce qu'était le fichier et le fait qu'il était prêt. Face à une plainte pour téléversement tardif, le second enregistrement vous permet de montrer que le document était complet bien avant midi et que le retard tenait au transfert. Que l'acheteur accepte cet argument reste soumis aux règles de l'appel d'offres.
Retour à 11 h 58
Notre responsable des offres aurait scellé le fichier définitif à 9 h 30, dès que le dossier était verrouillé et non dans les dernières minutes. À 12 h 03, avec l'e-mail de confirmation en main et un acheteur qui s'interroge sur l'écart de trois minutes, elle pourrait désigner un lien de vérification montrant que le fichier téléversé correspondait à un fichier horodaté à 9 h 30. Cela ne rendrait pas le téléversement ponctuel. Cela montrerait que la réponse était terminée, inchangée et prête, et que les minutes perdues tenaient à la connexion. C'est une position plus solide qu'une simple capture d'écran.
Avant votre prochaine échéance, scellez votre fichier d'offre définitif sur Swiss Trust Layer et conservez le lien de vérification avec l'accusé de réception du portail.
