Em fevereiro, o auditor de uma pequena empresa comercial de Zurique pede uma única coisa: a fatura do fornecedor que está por trás de um lançamento avultado de dezembro, tal como estava no dia em que foi lançada. O responsável pela contabilidade encontra um PDF. Abre sem problemas. Mas a pergunta seguinte do auditor é a que demora mais a responder. Como saber se este é o ficheiro que estava no sistema em dezembro e não uma cópia arrumada em janeiro?
Essa pergunta é o tema central de um rasto de auditoria documental de fim de ano. Antes de as contas fecharem, convém saber que registos vão ser pedidos e o que cada tipo de prova consegue realmente demonstrar.
O que as regras suíças exigem dos seus registos
O Código das Obrigações suíço começa pelo documento justificativo. Nos termos do artigo 957a do Código das Obrigações, a escrituração segue os princípios contabilísticos adequados, entre os quais a prova do documento que suporta cada lançamento e a possibilidade de o verificar mais tarde. Um documento justificativo pode existir em papel ou em formato eletrónico. O relatório anual tem o seu próprio calendário: o artigo 958.º dá seis meses após o fim do exercício para o elaborar e submeter ao órgão que o aprova, e o relatório tem de ser assinado.
Depois vem a conservação. O artigo 958f fixa dez anos, contados a partir do fim do exercício, para os livros, os documentos justificativos, o relatório anual e o relatório de auditoria. O relatório anual e o relatório de auditoria conservam-se por escrito e assinados. Os livros e os documentos justificativos podem ser conservados em formato eletrónico, desde que continuem a corresponder às operações subjacentes e possam ser tornados legíveis a qualquer momento.
A Portaria suíça sobre a escrituração e conservação dos livros de contabilidade (GeBüV), do Conselho Federal, detalha as exigências para os registos eletrónicos. O artigo 3.º determina que os registos sejam conservados de modo a que não possam ser alterados sem que isso se note. O artigo 9.º vai mais longe para os suportes que permitem alterações: a integridade do que está armazenado tem de ser assegurada por um método técnico, e o momento do armazenamento tem de poder ser provado de forma que não possa ser falsificada. A portaria dá a assinatura digital como exemplo do primeiro e o selo temporal como exemplo do segundo. Pede ainda que os procedimentos estejam documentados e que os registos de atividade correspondentes sejam conservados.
Quatro coisas que o auditor pode pedir-lhe que demonstre
Convém separá-las, porque uma única prova raramente cobre as quatro.
Que o ficheiro existia numa determinada data
A data de modificação de um ficheiro é definida por quem o detém, e qualquer pessoa a pode alterar. Um selo temporal eletrónico qualificado é diferente. Nos termos do artigo 41.º do eIDAS, existe a presunção de que a data e a hora indicadas são exatas. Quem a contestar tem de apresentar a prova.
Que não foi alterado desde então
A mesma presunção do artigo 41.º abrange a integridade dos dados a que o selo temporal está associado. Na prática, um hash do ficheiro exato fica associado à hora, pelo que um ficheiro alterado deixa de coincidir. É esta a propriedade que o artigo 3.º da GeBüV descreve em termos gerais.
Quem assinou
Uma assinatura no documento mostra quem o aprovou. O relatório anual é o caso evidente, já que o artigo 958.º exige que seja assinado. Saber se basta uma assinatura digitalizada, avançada ou qualificada depende da forma que a regra exige, e essa é uma questão para o seu contabilista, não para um selo temporal.
Quem era a pessoa
Esta é a lacuna de que muitos se esquecem. Um selo temporal nada diz sobre quem colocou o ficheiro. Se uma contraparte ou uma autoridade perguntar quem criou ou aprovou um registo, a resposta exige uma verificação de identidade por trás do nome. A verificação de identidade da Swiss Trust Layer liga um registo selado a uma pessoa confirmada com base no passaporte, de modo que o nome no registo tenha algo por trás.
O que a selagem faz e o que não faz
Selar um ficheiro na Swiss Trust Layer regista um hash do ficheiro exato juntamente com um selo temporal qualificado. Mais tarde, qualquer pessoa pode comparar o ficheiro com o selo, e a verificação ou coincide ou não coincide. Isto responde às duas primeiras perguntas acima.
Não responde a saber se a fatura estava correta, se o lançamento estava certo ou se as suas contas estão completas. Não é software de contabilidade e não torna a sua escrituração conforme. A GeBüV pede também procedimentos documentados e registos de atividade conservados, e um selo não os redige por si. Se todo o seu sistema cumpre a portaria é algo que cabe ao seu contabilista ou auditor avaliar.
Uma ordem prática para as últimas semanas do ano
Comece pelos registos mais difíceis de reconstituir mais tarde: extratos bancários, as faturas que suportam os maiores lançamentos, folhas de contagem de existências, contratos assinados, aprovações da administração ou dos sócios. Sele-os quando o conjunto estiver fechado e guarde os certificados de selagem junto dos ficheiros. Se migrar registos para um novo sistema, documente a transferência como pede o artigo 10.º da portaria e confirme depois que os ficheiros continuam a coincidir com os respetivos selos.
Depois, anote para cada registo a quais das quatro perguntas consegue responder. As lacunas aparecem depressa. Um contrato com um fornecedor pode ter selo temporal e nenhuma identidade por trás. Um relatório anual assinado pode ter assinatura e nenhuma prova de quando existiu a versão final.
Antes de o auditor perguntar
O auditor do nosso exemplo inicial não precisa de uma história sobre dezembro. Precisa de um ficheiro e de uma verificação que concorde com ele. Se quiser isso para o seu próprio conjunto de fim de ano, comece a selar os seus registos, ou leia primeiro como funciona o processo.
