Das meiste, was ein Treuhandbüro unterschreibt, braucht keine qualifizierte Signatur. Hier verläuft die Grenze.

Ein Treuhandbüro unterzeichnet in einer Woche sehr viel: Auftragsbestätigungen, Zwischenabschlüsse, Lohnauswertungen, Mehrwertsteuerabrechnungen, Protokolle des Verwaltungsrats, Korrespondenz mit der Steuerbehörde. Mit dem Aufkommen der qualifizierten elektronischen Signatur folgt eine naheliegende Sorge: dass all das nun auf dem teuren Weg unterschrieben werden muss.

Das ist nicht so. Das Schweizer Recht geht vom Gegenteil aus, und das meiste, was auf dem Pult einer Treuhänderin oder eines Treuhänders landet, brauchte von Anfang an keine Unterschrift in einer bestimmten Form.

Im Schweizer Recht gilt die Formfreiheit als Grundsatz

Artikel 11 des Schweizerischen Obligationenrechts legt den Ausgangspunkt in einem Satz fest: Verträge bedürfen zu ihrer Gültigkeit nur dann einer besonderen Form, wenn das Gesetz eine solche vorschreibt.

Das ist wörtlich zu lesen. Die Form ist die Ausnahme. Ein Auftragsverhältnis, eine Honorarvereinbarung, eine Weisung einer Kundin, ein Buchführungsmandat, das gewöhnliche Tagesgeschäft einer Treuhandpraxis: Solange kein Gesetz für diesen konkreten Akt eine Form nennt, ist die Vereinbarung ohne Form gültig. Nicht bloss geduldet, sondern gültig.

Wo eine Unterschrift nötig wird

Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, so verlangt Artikel 13 desselben Gesetzes, dass der Vertrag die Unterschriften aller Personen trägt, die durch ihn verpflichtet werden sollen. Ab diesem Punkt ist die Unterschrift keine Höflichkeit mehr, sondern Gültigkeitsvoraussetzung.

Die praktische Frage lautet deshalb nie "ist das wichtig?". Sie ist enger: schreibt ein Gesetz für diesen Akt die Schriftform vor? Wichtigkeit und Form sind zweierlei. Ein Mandat über einen sechsstelligen Betrag kann ohne Unterschrift gültig sein. Eine kurze Bürgschaft womöglich nicht.

Was die qualifizierte Signatur tatsächlich bewirkt

Artikel 14 Absatz 2bis ist die massgebende Bestimmung, und es lohnt sich, sie genau zu zitieren:

Die qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zeitstempel im Sinne des Bundesgesetzes vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur beruht, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Abweichende gesetzliche oder vertragliche Regelungen bleiben vorbehalten.

Zwei Details gehen meistens vergessen. Erstens braucht die Gleichstellung beide Teile: die qualifizierte Signatur und einen qualifizierten Zeitstempel nach ZertES. Eine qualifizierte Signatur allein ist nicht das, was der Artikel beschreibt. Zweitens gilt die Gleichstellung gegenüber der eigenhändigen Unterschrift, nicht gegenüber der öffentlichen Beurkundung. Wo das Gesetz eine öffentliche Urkunde verlangt, ersetzt keine elektronische Signatur, welcher Stufe auch immer, diese Form.

Wo verläuft die Grenze für ein Treuhandbüro also wirklich?

Drei Gruppen, und nur eine davon braucht den qualifizierten Weg.

Keine Form vorgeschrieben. Die grosse Mehrheit. Auftragsbestätigungen, die meisten Mandate, interne Freigaben, gewöhnliche Kundenkorrespondenz, Managementberichte. Eine einfache elektronische Signatur, oder gar keine, genügt rechtlich. Diese Dokumente qualifiziert zu signieren, ist nicht falsch, es ist bloss nicht verlangt.

Gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Hier ist die eigenhändige Unterschrift oder ihr Äquivalent nach Art. 14 Abs. 2bis eine Gültigkeitsvoraussetzung. Das Gesetz selbst sagt es, und es lohnt sich, die konkrete Bestimmung nachzuschlagen, statt daraus zu schliessen, wie gewichtig sich ein Dokument anfühlt.

Öffentliche Beurkundung verlangt. Bestimmte Rechtsgeschäfte brauchen eine Notarin oder einen Notar. Keine elektronische Signatur erreicht diese Stufe. Zu wissen, dass ein Dokument in diese Gruppe gehört, erspart einem Büro eine Unterschrift, die es ohnehin nie getragen hätte.

Warum Büros Dokumente versiegeln, die keine Unterschrift brauchen

Hinter der ersten Frage steckt eine zweite, und sie ist es, die Praxen überrascht. Gültigkeit ist nicht dasselbe wie Beweisbarkeit. Eine Auftragsbestätigung ist ohne Unterschrift vollkommen gültig und lässt Sie trotzdem ohne etwas zurück, das Sie einer Drittperson zeigen könnten: was vereinbart wurde und wann, falls das Verhältnis später kippt.

Das ist ein anderes Problem mit einer anderen Antwort. Ein Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel zu versiegeln, hält die Datei und den Zeitpunkt fest, ohne die Formfrage zu berühren. Es macht eine formlose Vereinbarung nicht gültiger, denn gültig war sie bereits. Es macht sie nachweisbar, gegenüber jemandem, der nicht im Raum war und keinen Grund hat, Ihnen aufs Wort zu glauben.

Kurz gefasst

Beginnen Sie bei Artikel 11 und gehen Sie davon aus, dass keine Form verlangt ist. Prüfen Sie, ob ein Gesetz für diesen konkreten Akt die Schriftform vorschreibt, und greifen Sie dort zur qualifizierten Signatur. Wo eine öffentliche Urkunde verlangt ist, genügt keine elektronische Signatur. Und für alles Übrige lautet die nützliche Frage nicht, welche Unterschrift es braucht, sondern ob Sie in einem Jahr noch beweisen könnten, was im Dokument stand und wann es existierte.