एक ट्रॉयहंड जो कुछ हस्ताक्षरित करती है, उसके अधिकांश को योग्य हस्ताक्षर की जरूरत नहीं। रेखा यहां पड़ती है।

एक ट्रॉयहंड एक हफ्ते में बहुत कुछ हस्ताक्षरित करती है: नियुक्ति पत्र, प्रबंधन लेखे, वेतन सारांश, वैट रिटर्न, बोर्ड की कार्यवाही, कर प्राधिकरण से पत्राचार। योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर आने के बाद एक वाजिब चिंता पैदा होती है, कि अब यह सब महंगे तरीके से हस्ताक्षरित करना होगा।

ऐसा नहीं है। स्विस कानून इसके ठीक उलट से शुरू होता है, और जो कुछ एक न्यासी की मेज से गुजरता है, उसके अधिकांश हिस्से को कभी किसी खास रूप में हस्ताक्षर की जरूरत थी ही नहीं।

स्विस कानून में मूल नियम रूप की स्वतंत्रता है

स्विस बाध्यता संहिता का अनुच्छेद 11 एक ही वाक्य में आधार तय करता है: किसी अनुबंध की वैधता किसी विशेष रूप के पालन पर निर्भर नहीं है, जब तक कि कानून कोई विशेष रूप निर्धारित न करे।

इसे वैसे ही पढ़िए जैसे यह लिखा है। रूप अपवाद है। एक मैंडेट अनुबंध, एक शुल्क व्यवस्था, ग्राहक का एक निर्देश, एक लेखा नियुक्ति, किसी न्यासी फर्म का सामान्य कामकाज: जब तक कोई कानून उस विशेष कार्य के लिए रूप तय न करे, समझौता उसके बिना ही वैध है। केवल सहन किया गया नहीं, वैध।

हस्ताक्षर कब जरूरी हो जाता है

जब कानून वाकई लिखित रूप निर्धारित करता है, तब उसी संहिता का अनुच्छेद 13 कहता है कि अनुबंध पर उन सभी व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए जिन पर वह बाध्यताएं डालता है। वही वह बिंदु है जहां हस्ताक्षर शिष्टाचार नहीं रह जाता और वैधता की शर्त बन जाता है।

इसलिए व्यावहारिक सवाल कभी यह नहीं होता कि "क्या यह महत्वपूर्ण है?" वह इससे संकरा है: क्या कोई कानून इस कार्य के लिए लिखित रूप निर्धारित करता है? महत्व और औपचारिकता अलग चीजें हैं। छह अंकों का एक मैंडेट बिना हस्ताक्षर के वैध हो सकता है। एक छोटी गारंटी शायद न हो।

योग्य हस्ताक्षर असल में क्या करता है

Art. 14 para. 2bis वह प्रावधान है जो मायने रखता है, और इसे ठीक वैसे ही उद्धृत करना उचित है (अनौपचारिक अनुवाद):

Federal Act of 18 March 2016 on Electronic Signatures के अर्थ में एक प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, एक प्रमाणित टाइम स्टैंप के साथ मिलकर, हस्तलिखित हस्ताक्षर के समतुल्य माना जाता है, बशर्ते कोई वैधानिक या संविदात्मक प्रावधान इसके विपरीत न हो।

दो बातें आमतौर पर छूट जाती हैं। पहली, समतुल्यता के लिए दोनों हिस्से चाहिए: योग्य हस्ताक्षर और ZertES के तहत एक योग्य टाइम स्टैंप। अकेला योग्य हस्ताक्षर वह नहीं है जिसका वर्णन यह अनुच्छेद करता है। दूसरी, समतुल्यता हस्तलिखित हस्ताक्षर से है, नोटरी विलेख से नहीं। जहां कानून सार्वजनिक विलेख की मांग करता है, वहां किसी भी स्तर का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर उसकी जगह नहीं लेता।

तो एक ट्रॉयहंड के लिए रेखा असल में कहां पड़ती है?

तीन समूह, और इनमें से केवल एक को योग्य रास्ते की जरूरत है।

कोई रूप निर्धारित नहीं। विशाल बहुमत। नियुक्ति पत्र, अधिकांश मैंडेट, आंतरिक स्वीकृतियां, नियमित ग्राहक पत्राचार, प्रबंधन रिपोर्टिंग। एक सामान्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, या कोई भी नहीं, कानूनी रूप से पर्याप्त है। इन पर योग्य हस्ताक्षर करना गलत नहीं है, बस जरूरी नहीं है।

कानून द्वारा लिखित रूप निर्धारित। यहां हस्तलिखित हस्ताक्षर या Art. 14 para. 2bis के अनुसार उसका समतुल्य वैधता की शर्त है। कानून खुद यह बताता है, और दस्तावेज कितना गंभीर लगता है इससे अनुमान लगाने के बजाय संबंधित प्रावधान को देख लेना उचित है।

सार्वजनिक विलेख आवश्यक। कुछ कार्यों के लिए नोटरी चाहिए। कोई भी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इस स्तर तक नहीं पहुंचता। यह जानना कि कोई दस्तावेज इस समूह में आता है, फर्म को ऐसे हस्ताक्षर से बचा लेता है जो उसे कभी संभाल ही नहीं सकता था।

फर्में उन दस्तावेजों को भी क्यों सील करती हैं जिन्हें हस्ताक्षर की जरूरत नहीं

पहले सवाल के पीछे एक दूसरा सवाल छिपा है, और वही फर्मों को चौंकाता है। वैधता और उसे साबित कर पाना एक बात नहीं है। एक नियुक्ति पत्र बिना हस्ताक्षर के पूरी तरह वैध है, और फिर भी आपके पास किसी तीसरे पक्ष को दिखाने के लिए कुछ नहीं बचता कि क्या तय हुआ था, या कब, अगर रिश्ता बाद में बिगड़ जाए।

यह एक अलग समस्या है जिसका जवाब भी अलग है। किसी दस्तावेज को योग्य टाइम स्टैंप के साथ सील करना फाइल और उस क्षण को तय कर देता है, रूप के सवाल को छुए बिना। यह किसी अनौपचारिक समझौते को ज्यादा वैध नहीं बनाता, क्योंकि वह पहले से वैध था। यह उसे उस व्यक्ति के सामने प्रदर्शित करने योग्य बनाता है जो उस कमरे में नहीं था और जिसके पास आपकी बात यूं ही मान लेने की कोई वजह नहीं है।

संक्षेप में

अनुच्छेद 11 से शुरू करें और मान लें कि कोई रूप आवश्यक नहीं है। जांचें कि क्या कोई कानून उस विशेष कार्य के लिए लिखित रूप निर्धारित करता है, और वहीं योग्य हस्ताक्षर का सहारा लें। जहां सार्वजनिक विलेख आवश्यक है, वहां कोई इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर काम नहीं आएगा। और बाकी सब के लिए, उपयोगी सवाल यह नहीं है कि हस्ताक्षर कैसा होना चाहिए, बल्कि यह कि क्या आप एक साल बाद साबित कर पाएंगे कि दस्तावेज में क्या लिखा था और वह कब अस्तित्व में था।