A maior parte do que uma Treuhand assina não precisa de assinatura qualificada. É aqui que cai a linha.

Uma Treuhand assina muita coisa numa semana: cartas de contratação, contas de gestão, resumos salariais, declarações de IVA, atas de administração, correspondência com a autoridade fiscal. Com a chegada das assinaturas eletrónicas qualificadas surge uma preocupação razoável: a de que tudo isso passe agora a ter de ser assinado pela via cara.

Não é assim. O direito suíço parte da posição contrária, e a maior parte do que passa pela secretária de um fiduciário nunca precisou de uma assinatura com uma forma determinada.

A regra geral no direito suíço é a liberdade de forma

O artigo 11 do Código das Obrigações suíço fixa a base numa única frase: a validade de um contrato não está sujeita ao cumprimento de qualquer forma determinada, salvo se a lei prescrever uma forma concreta.

Leia-o tal como está escrito. A forma é a exceção. Um contrato de mandato, um acordo de honorários, uma instrução de um cliente, um trabalho de contabilidade, a atividade corrente de um gabinete fiduciário: salvo se uma lei indicar uma forma para esse ato específico, o acordo é válido sem ela. Não apenas tolerado, válido.

Quando a assinatura se torna necessária

Quando a lei prescreve efetivamente a forma escrita, o artigo 13 do mesmo Código determina que o contrato tem de ser assinado por todas as pessoas a quem impõe obrigações. É nesse ponto que a assinatura deixa de ser uma cortesia e passa a ser uma condição de validade.

Por isso a pergunta prática nunca é "isto é importante?". É mais estreita: prescreve alguma lei a forma escrita para este ato? Importância e formalidade são coisas diferentes. Um mandato de seis dígitos pode ser válido sem assinatura. Uma fiança curta pode não o ser.

O que a assinatura qualificada faz realmente

O Art. 14 para. 2bis é a disposição que importa, e vale a pena citá-la literalmente (tradução não oficial):

Uma assinatura eletrónica autenticada combinada com um selo temporal autenticado na aceção da Federal Act of 18 March 2016 on Electronic Signatures é considerada equivalente a uma assinatura manuscrita, salvo disposição legal ou contratual em contrário.

Costumam escapar dois pormenores. Primeiro, a equivalência exige as duas partes: a assinatura qualificada e um selo temporal qualificado ao abrigo da ZertES. Uma assinatura qualificada isolada não é o que o artigo descreve. Segundo, a equivalência é com uma assinatura manuscrita, não com uma escritura pública. Onde a lei exige escritura pública, nenhuma assinatura eletrónica, seja de que grau for, a substitui.

Então onde cai realmente a linha para uma Treuhand?

Três grupos, e apenas um deles precisa da via qualificada.

Sem forma prescrita. A grande maioria. Cartas de contratação, a maioria dos mandatos, aprovações internas, correspondência corrente com clientes, relatórios de gestão. Uma assinatura eletrónica normal, ou nenhuma, é juridicamente suficiente. Assiná-los pela via qualificada não é errado, apenas não é exigido.

Forma escrita prescrita por lei. Aqui uma assinatura manuscrita ou o seu equivalente do Art. 14 para. 2bis é condição de validade. A própria norma o indica, e vale a pena verificar a disposição concreta em vez de raciocinar a partir da seriedade aparente do documento.

Escritura pública obrigatória. Certos atos exigem notário. Nenhuma assinatura eletrónica chega a esse nível. Saber que um documento pertence a este grupo poupa ao gabinete uma assinatura que nunca o iria sustentar.

Porque é que os gabinetes continuam a selar documentos que não precisam de assinatura

Atrás da primeira pergunta esconde-se uma segunda, e é a que apanha os gabinetes desprevenidos. A validade não é o mesmo que a capacidade de prova. Uma carta de contratação é perfeitamente válida sem assinatura, e ainda assim deixa-o sem nada para mostrar a um terceiro sobre o que foi acordado, ou quando, se a relação se deteriorar mais tarde.

Esse é um problema diferente com uma resposta diferente. Selar um documento com um selo temporal qualificado fixa o ficheiro e o momento sem tocar na questão da forma. Não torna um acordo informal mais válido, porque já era válido. Torna-o demonstrável perante alguém que não estava na sala e não tem motivo para acreditar na sua palavra.

A versão curta

Comece pelo artigo 11 e parta do princípio de que não é exigida qualquer forma. Verifique se alguma lei prescreve a forma escrita para esse ato específico, e recorra aí à assinatura qualificada. Onde é exigida escritura pública, nenhuma assinatura eletrónica serve. E para tudo o resto, a pergunta útil não é como deve ser a assinatura, mas se conseguiria provar, daqui a um ano, o que o documento dizia e quando existia.